Advanced Purchasing Engineering — die frühe Einbindung des Einkaufs in die Projektabwicklung im Anlagenbau sichert Nachhaltigkeit

Gegenstand des Beratungsprojekts war die Restrukturierung der Einkaufsorganisation von vier Segmenten einer OEM Business Unit im Maschinen- und Anlagenbau der Energiebranche. Die relevante Organisationseinheit umfasste insgesamt 560 Mitarbeiter in Europa und Nordamerika bei einem Einkaufsvolumen von 2 Mrd. Euro. Grund für die Initiative waren mangelnde Koordination der Einkaufsaktivitäten bis hin zu negativem Wettbewerb der Segmente auf den Beschaffungsmärkten, Redundanzen in Organisationsstrukturen und Geschäftsprozessen, heterogene Aufgabenteilung zwischen operativem und strategischem Einkauf sowie ungenügende Transparenz über Einkaufsaktivitäten und Steuerungsmechanismen der Segmente aus Sicht der Business Unit. Dies führte zu einer suboptimalen Kostenposition für die drei Hauptproduktgruppen.

Für die Umgestaltung der Einkaufsorganisation hin zu einem avisierten höheren Zentralisierungsgrad wurde zusammen mit dem Kunden eine Pooling Organisation als Lösungskonzept entwickelt. Dieses beinhaltete insbesondere ein Herauslösen der Elemente der poolingfähigen Commodities, der Lieferantenqualifizierung und des Controllings aus den bestehenden Segmenten und deren gleichzeitige Verortung zusammen mit einigen Support Funktionen im Global Procurement. Als eine in den Segmenten angesiedelte Schlüsselfunktion des strategischen Einkaufs wurde das Advanced Purchasing Engineering etabliert. Wesentliche Aufgaben dieser Organisationseinheit sind

• die frühe Einbindung von Einkaufsmanagement und Lieferanten in den Produktentstehungsprozess,
• Cost Engineering und Vorgabe von Zielkosten,
• Scouting und Harmonisierung von Spezifikationen,
• Monitoring des bestehenden Produktportfolios zur Minimierung der Produktkosten sowie
• Koordination der am Produktentstehungsprozess beteiligten Schnittstellenpartner wie Commodity Managern, Systemintegratoren, operativen Einkäufern, Entwicklern und Lieferanten

Die frühe Einbindung des Einkaufs in den Produktentstehungsprozess ist insbesondere für langsam laufende Prozesse wie sie im Projektgeschäft zumeist vorliegen erfolgskritisch. Nur auf diese Weise kann die interdisziplinäre Zusammenarbeit in frühen Phasen der Projektabwicklung nutzenoptimal koordiniert und damit hohe Änderungs- bzw. Komplexitätskosten vermieden werden. Denn mit zunehmendem Projektfortschritt steigt zwar der Erkenntnisgrad an, aber die Kostenbeeinflussung nimmt gleichzeitig überproportional ab. Damit dient das Advanced Purchasing Engineering in erster Linie der Vorverlagerung von Erkenntnisprozessen zur Optimierung des internen Transferpreises, zur systematischen Vorbereitung von Entscheidungen zur Leistungstiefengestaltung und zur gezielten Nutzung von Lieferantenwissen. Zudem können Standardisierungseffekte in Form von harmonisierten Spezifikationen und Best-Practice Transfers realisiert werden. Darüber hinaus können robuste Zielkostenvorgaben ermittelt und Technologie-Roadmaps abgeleitet werden. Nicht zuletzt wurde dadurch eine definierte Schnittstelle zur Koordination von Einkauf, Entwicklung und Produktmanagement etabliert.

Im Ergebnis konnte durch die Ausgestaltung des Advanced Purchasing Engineering im strategischen Einkauf der Segmente dem Kundenwunsch entsprochen werden, zukünftig ein erhöhtes Maß an Koordination zwischen dem jeweiligen Segmenteinkauf, der Produktentwicklung und dem Global Procurement zu institutionalisieren. Ebenso wurde die organisatorische Basis für ein zielgerichtetes Cost Engineering geschaffen. Im Nachgang gilt es nun auf Kundenseite, das neue Organisationskonzept erfolgreich zu implementieren.

Weiterführende Literatur:

• Advanced Purchasing
  Leitfaden zur Einbindung der Beschaffungsmärkte in den Produktentwicklungsprozess
• Innovationsmanagement
  Leitfaden zur Einführung eines effektiven und effizienten Innovationsmanagements
• Make or Buy & Insourcing
  Leitfaden zur Optimierung von Leistungsumfängen in Produktion und Logistik
• Projektmanagement
  Leitfaden zu Koordination und Controlling von funktionsübergreifenden Projekten
• Quality Gate Konzept
  Leitfaden zur Ausgestaltung eines prozessorientierten Qualitätscontrollings