Der physische Datenraum als Mittel der Informationsbereitstellung im Outsourcingprozess

Um die stetig steigenden Anforderungen von internen und externen Kunden an die Logistik erfüllen zu können, treffen viele Unternehmen gezwungener Maßen die Entscheidung, logistische Aufgabenumfänge teilweise oder vollständig fremdzuvergeben. Insbesondere beim Outsourcing umfangreicher logistischer Aufgaben kommt der Informationsbereitstellung im Ausschreibungsprozess eine besondere Bedeutung zu. Auf der einen Seite müssen den am Ausschreibungsprozess teilnehmenden Logistikdienstleistern (Anbieter) umfangreiche Informationen des ausschreibenden Unternehmens (Kunde) zur Konzeptentwicklung und Angebotserstellung bereitgestellt werden. Auf der anderen Seite gilt es für den Kunden aus Sicherheits- und Wettbewerbsaspekten möglichst wenig unternehmensinterne Informationen langfristig preiszugeben. Um diesem Spagat gerecht zu werden, hat sich in zahlreichen Projekten des TCW die Durchführung eines Datenraums erfolgreich bewährt. Im Folgenden werden die Grundlagen der Organisation und Durchführung eines Datenraums erläutert:

Was ist ein Datenraum?

Ein Datenraum ist ein institutionalisierter Ort des Daten- und Informationstransfers, der die systematische Einbindung mehrerer Bieter in die Konzeptionsphase eines Outsourcingprozesses gewährleistet. Die Durchführung ermöglicht einen geschützten und begrenzten Zugriff auf Daten und Informationen des Kunden durch unterschiedliche Anbieter, die für die Konzept- und Angebotserstellung notwendig sind, ohne dass die Gefahr von Informationsasymmetrien zwischen den einzelnen Logistikdienstleistern (LDL) besteht. Um jedoch diese Grundprinzipien eines Datenraums gewährleisten zu können, sind einheitliche und verbindliche Datenraumregeln für alle teilnehmenden LDL aufzustellen und durchzusetzen. Dazu gehört auch die Vorgabe und strikte Einhaltung eines definierten Prüfungszeitraum für jeden LDL (siehe auch Abb. 1).

Was für Datenraumkonzepte gibt es?

Grundsätzlich haben sich zwei Datenraumkonzepte in der Praxis bewährt. In einem physischen Datenraum werden die relevanten Informationen in Papierform und in Ordnern abgeheftet den Anbietern zur Verfügung gestellt. Die Nutzung des Datenraums erzwingt demnach die Anwesenheit des Anbieters. In einem elektronischen Datenraum werden die relevanten Informationen nach der physischen Bereitstellung eingescannt und auf einer extra zu diesem Zweck eingerichteten Internetplattform bereitgestellt. Die Anwesenheit der Anbieter ist in diesem Fall obsolet, lediglich eine schnelle Internetverbindung und die notwendigen Zugriffsrechte sind für die Informationsbeschaffung erforderlich. Auch wenn das Konzept eines elektronischen Datenraum auf den ersten Blick zeitgemäßer und praktischer erscheint, sind diverse Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen, bevor eine Entscheidung für oder wider dieses Konzepts getroffen werden kann (siehe Abb. 2).

Insbesondere der Mehraufwand im Zuge der Bereitstellung eines elektronischen Datenraums, der durch die Digitalisierung nach der physischen Bereitstellung der Informationen entsteht, ist verantwortlich dafür, dass in vielen Projekten der physische Datenraum bevorzugt wurde. Denn dieser Mehraufwand rechnet sich unter Wirtschaftlichkeitsaspekten erst ab einer gewissen Anzahl an Bietern.

Was ist bei der Organisation eines physischen Datenraums zu beachten?

Der physische Datenraum beinhaltet eine Ansammlung von relevanten Dokumenten in einer eigens für diesen Zweck reservierten Räumlichkeit. Um das Aufsehen im kundenseitigen Unternehmen möglichst gering zu halten, ist ein neutraler Veranstaltungsort in Standortnähe empfehlenswert. Die Räumlichkeiten sollten dabei ausreichend groß sein, um den beteiligte Personen sowie den zahlreichen Datenordnern genügend Platz zu bieten. Ebenfalls ist rechtzeitig die benötigte Infrastruktur bereitzustellen. Der LDL ist insbesondere darauf hinzuweisen, dass ergänzende technische Gerätschaften (wie z.B. Notebooks und Diktiergeräte) nur nach Absprache mitgebracht werden dürfen. Die Verwendung von Mobilfunkgeräten im Datenraum sollte nicht gestattet werden (siehe Abb. 3), um ein ruhiges Arbeitsklima zu gewährleisten und die Möglichkeit digitaler Photographien zu unterbinden.

Um einen reibungslosen und verzögerungsfreien Ablauf der Veranstaltung gewährleisten zu können, sind außerdem organisatorische Anforderungen wie z.B. die Handhabung der Vertraulichkeit, Verantwortlichkeiten im Datenraum, Öffnungszeiten des Datenraums sowie die Terminierung der LDL, rechtzeitig zu klären (siehe Abb. 4).

Die Berücksichtigung dieser Ansatzpunkte und der Qualität des Datenraums sollte die benötigte Aufmerksam geschenkt werden, da diese erste und wesentliche Informationsbereitstellung im Outsourcingprozess das Fundament der Konzepterstellung darstellt und in erheblichem Umfang die Qualität und die Robustheit des finalen Angebots beeinflusst.

Weiterführende Literatur:

• Management of Logistics Service Providers
  A Situational Approach
• Fremdbezug von Logistikleistungen
  Leitfaden zum effizienten Fremdbezug von logistischen Leistungen und zur effizienten Integration von Logistikdienstleistern
• Distributionslogistik
  Leitfaden zur Erzeugung von exzellenten Logistikleistungen am Point of Sales
• In-/Outsourcing von IT-Leistungen
  Leitfaden zur Optimierung der Leistungstiefe von Informationstechnologien
• Outsourcing – Offshoring – Verlagerung
  Leitlinien und Programme

Fallbeispiele:

• Outsourcing von Logistikdienstleistungen bei einem Finanzdienstleister

Tools:

• Logistik-Potenzial Check
• Risiko-Check
• SCM-Check