Einführung von F&E Controlling Software

Mangelnde Transparenz über F&E Aktivitäten

Deutschland gilt als einer der attraktivsten Forschungsstandorte in Europa. Um diese Spitzenposition halten zu können, wird vor allem in innovativen Hochtechnologieunternehmen vermehrt in Forschung und Entwicklung investiert. Immer kürzer werdende Produktlebenszyklen verstärken zusätzlich die Entwicklung hin zu steigenden F&E Ausgaben. Forschung und Entwicklung ist also ein bedeutender Treiber von nachhaltigem Unternehmenserfolg und wird zukünftig noch stärker in den Fokus der Unternehmensführung geraten.

Hauptaufgabe des F&E-Controllings ist die Unterstützung des Projektmanagements sowie der Geschäftsführung bei Entscheidungen über Projekt-Portfolios in der Entwicklung. Da finanzielle Mittel und personelle Kapazitäten begrenzt sind, ist ein effizienter Einsatz von Ressourcen unerlässlich. Hierzu müssen F&E Projekte wirkungsvoll überwacht und gesteuert werden.

Dennoch steckt F&E Controlling in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Controlling von Forschungs- und Entwicklungsprojekten findet in zahlreichen Unternehmen lediglich mit Hilfe von selbstentwickelten Excel-Tools statt. Excel Templates können jedoch nachträglich verändert werden und sind häufig kompliziert aufgebaut. Der Einsatz einer professionellen Software zur Unterstützung von Monitoring und Controlling Aktivitäten verringert die Komplexität enorm und ermöglicht unternehmensweite Planung, Analyse und Reporting von F&E Projekten. Mangelnde Transparenz über Forschungsprojekte und damit verbundene Ausgaben können erhebliche finanzielle Einbußen für Unternehmen hervorrufen. Die Kooperationen zwischen Entwicklung und Controlling ist aufgrund von verschiedenen Betrachtungsweisen häufig konfliktbelastet. Konflikte und mangelnde Zusammenarbeit führen zu Ineffizienzen und wirken sich auf den Unternehmenserfolg negativ aus.

Umgekehrt kann eine zu starke Reglementierung von F&E Abteilungen das Innovationspotenzial blockieren und dazu führen, dass aussichtsreiche Projekte schon vorzeitig, z.B. aufgrund von unzureichender prognostizierter Rentabilität, abgebrochen werden.

Ohne ganzheitliche Unterstützung durch eine professionelle Software-Lösung ist diese Grat­wan­derung zwischen Innovation und Kosteneffizienz nur schwer realisierbar.

Aktuell existieren auf dem Markt jedoch nur wenige Lösungen mit konkreter Ausrichtung auf Forschung und Entwicklung. Meist handelt es sich bei den angebotenen Lösungen um Projekt­management­software, welche an die spezifischen Anforderungen kundenindividuell angepasst wird.

Unterstützungsfunktion durch F&E Controlling Software

Das Ziel der Einführung von F&E Controlling Software ist das Nachhalten von Monitoring und Reporting Prozessen in Unternehmen. Hierzu ist es notwendig, Transparenz über Forschungs- und Entwicklungsprojekte zu schaffen. Um für das Projektmanagement Durchsichtigkeit zu erzeugen, muss zunächst ein Kennzahlensystem zur Erfolgsmessung implementiert werden. In diesem Zusammenhang stellen Kosten, Meilensteine, technische Zielsetzungen und Projektrisiken die wichtigsten Kenngrößen dar.

Zusätzlich sollte durch den Einsatz von F&E Controlling Software Transparenz auch auf Managementlevel geschaffen werden. Für die Unternehmensleitung ist weniger die projektbezogene Performance von Interesse, vielmehr sind intelligent aggregierte Kenngrößen und Daten relevant. F&E Budgets sollten also nicht nur Projekten zugeordnet werden, eine Allokation auf marktfähige Produkte muss ebenfalls stattfinden. So wird gewährleistet, dass der aktuelle Budgetverbrauch zeitnah sowohl auf Projektlevel, als auch auf Produktlevel transparent dargestellt wird.

Eine Zuordnung zu verkaufsfähigen Produkten bietet noch weitere Vorteile. In enger Abstimmung mit dem strategischen Marketing des Unternehmens, können zukünftig verkaufte Einheiten und Zielpreise prognostiziert werden. Auf Basis einer Business Case Berechnung werden mit diesen Angaben die zukünftigen diskontierten Einnahmen den einmaligen Investitionen und laufenden Kosten gegenübergestellt. So kann mit Hilfe einer Net-Present-Value bzw. IRR-Betrachtung die Rentabilität einzelner oder mehrerer F&E Projekte ermittelt werden.

Ferner können die Auswirkungen von Abweichungen bezüglich Kosten, Zeit und Qualität mit in die Business Case Betrachtung aufgenommen werden, um Rückschlüsse auf die Ergebniswirksamkeit zu erzielen. Auch hier kann eine fachgerechte Softwareunterstützung Konsistenz fördern und Inhalte managementgerecht aufbereiten. So wird das Management zeitnah über die aktuelle F&E Situation informiert.

Ein weiteres Ziel ist die Gewährleistung von Revisionssicherheit der F&E Aktivitäten. Durch den Einsatz von Version Tracking kann sichergestellt werden, dass eingegebene Daten auditsicher und mit der Möglichkeit zur Versionsverfolgung erstellt werden.

Zusätzlich sollen durch regelmäßiges Reporting Risiken möglichst früh identifiziert werden. So können rechtzeitig Maßnahmen zur Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit oder Reduktion des Schadenausmaßes eingeleitet werden.

Implementierung der Software in sukzessiven Schritten

Da F&E Software an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden muss, ist bei der Einführung ein hoher Abstimmungsbedarf zwischen Unternehmen und Softwareentwickler unvermeidbar. Dementsprechend sind zunächst Schnittstellen und Verantwortlichkeiten für den gesamten Implementierungsvorgang zu definieren. Bei der Einführung einer unternehmensweiten Softwarelösung handelt es sich um einen komplexen Prozess. Folglich sollte die Softwareimplementierung zunächst als Pilotprojekt in einer einzelnen Geschäftseinheit erfolgen.

Hier kann die zu implementierende Lösung unter realen Bedingungen getestet werden, um eine möglichst fehlerfreie Inbetriebnahme sicherzustellen. Zuerst ist ein strukturierter Testplan zu entwickeln. Es empfiehlt sich, in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter Prüfinhalte zu definieren und eine detaillierte Checkliste auszuarbeiten. Fehler müssen präzise beschrieben, dokumentiert und an den Softwareentwickler weitergeleitet werden.

Ein weiterer wesentlicher Hebel zur erfolgreichen Implementierung von Softwarelösungen ist ein intelligentes Mitarbeiterschulungs- und -trainingskonzept. Die Softwareschulungen werden von einem Web Based Training begleitet, welches für alle Nutzer verpflichtend ist. Zusätzlich sollten für Projektleiter und Poweruser reale Intensivschulungen durchgeführt werden. Nach jedem neuen Software Release ist mindestens ein weiteres Web Based Training zu absolvieren.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter stellt einen bedeutenden Erfolgsfaktor für die Einführung von Softwarelösungen dar. Eine unternehmensweite Kommunikationsstrategie ist in diesem Zusammenhang unerlässlich. Mitarbeiter befürchten häufig einen Mehraufwand durch neue Prozesse und Softwarelösungen. Der konkrete Nutzen der entwickelten Controlling Software muss also klar kommuniziert werden. Des Weiteren sollte verdeutlicht werden, dass durch die Einführung einer F&E Controlling Applikation keine Handlungsspielräume eingeschränkt werden. Vielmehr ist es das Ziel, in einem übergreifenden und einheitlichen Tool, Transparenz über aktuelle F&E Projekte zu schaffen.

Um die Akzeptanz und das Engagement der Nutzer zu fördern, ist es außerdem notwendig, User Feedback zu sammeln, aufzuarbeiten und an den Softwareentwickler weiter zu kommunizieren. So wird die Software im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses weiterentwickelt. Nach erfolgreicher Implementierung in der ersten Geschäftseinheit, wird die Softwareeinführung auf den F&E Bereich des gesamten Unternehmens entsprechend ausgeweitet.

Fallbeispiel

• Risikomanagement und -analyse bei IT-Systemen

Online-Tool zum Thema F&E Management

• Innovationsaudit mit Innovation Check
  Verbesserungspotenziale im Innovationsmanagement identifizieren und eine leistungsfähige Innovationskultur im Unternehmen verankern.

Publikationen

• Innovationscontrolling
  Leitfaden zur Selektion, Planung, Steuerung und Erfolgsmessung von F&E-Projekten
• Innovationsmanagement
  Leitfaden zur Einführung eines effektiven und effizienten Innovationsmanagements
• Controlling
  Leitfaden für das Controlling von Unternehmensstrukturen, Geschäftsprozessen und als Frühwarnsystem
• Software-Projektmanagement
  Leitfaden und Tools zur Planung und Abwicklung von Softwareentwicklungsprojekten