Implementierung und Betrieb des TCW Project Management Offices

Aufbau und Struktur des TCW PMO

Zunächst muss ein anforderungsgerechter und zur Unternehmensstruktur passender Aufbau der Implementierungsorganisation gewählt werden. Typischerweise wird eine Implementierungsorganisation an den Strukturen der Funktion des Endprodukts und der Organisation des Unternehmens angelehnt. So gibt es auf unterster Ebene Verantwortliche, welche ein Bündel an Ideen betreuen. Die Ideenverantwortlichen werden bei der Umsetzung dieser durch ein cross-funktionales Team an Spezialisten (typischerweise: Entwicklung, Produktion, Einkauf, Service und Vertrieb) unterstützt. Eine Ebene darüber verantwortet ein Komponentenverantwortlicher die gesamten Ideen einer Komponente. Innerhalb der Umsetzungsorganisation berichten die Ideenverantwortlichen dem Komponentenleiter und eskalieren bei Bedarf auch an diesen. Als Ebene zwischen der obersten Hierarchiestufe, dem Steuerkreis und den Komponentenverantwortlichen sitzt der Projektleiter, welcher kapazitiv durch dedizierte PMO Ressourcen unterstützt wird. Der Projektleiter hat die gesamte Verantwortung für die Umsetzung aller Ideen und berichtet regelmäßig gemeinsam mit den Komponentenleitern dem Steuerkreis hinsichtlich Status, Ausblick, Herausforderungen und positiven Beispielen der jeweiligen Komponenten. Der Steuerkreis, welcher aus Mitgliedern des Top Managements bestehen sollte, dient als Entscheidungs- und Steuerungsgremium in der letzten Instanz. Er gibt darüber hinaus die grobe Stoßrichtung und Leitplanken vor.

TCW PMO: Drumbeat und konstruktiv-kritische Umsetzungsbegleitung

Das PMO agiert auf allen Ebenen der skizzierten Umsetzungsorganisation. Dazu werden in der Regel wöchentliche Regeltermine etabliert, um mit den Ideenverantwortlichen die Ideen durchzusprechen und bei kaufmännischen, technischen oder prozessualen Herausforderungen unterstützend tätig zu werden. Neben den Gesprächen auf der Ebene der Ideenverantwortlichen, werden regelmäßig Absprachen innerhalb einer Komponente vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet. Ein Hauptaugenmerk liegt hierbei auf der Datenaufbereitung und Analyse, um aus dem oft komplexen Datenraum die richtigen Handlungsfelder und Prioritäten zu identifizieren. Ähnliche Tätigkeiten werden auch für die regelmäßig stattfindenden Steuerkreise zusammen mit dem Top Management übernommen. Durch die Begleitung auf allen Ebenen sichert das PMO innerhalb der Implementierungsorganisation einen konsistenten Informations-, Abstimmungs-, Eskalations- und Umsetzungsprozess ab. Auch stellt das PMO sicher, dass die Ideen tatsächlich cross-funktional und mit Nachdruck umgesetzt werden. So garantiert es, dass Ideen letztendlich nicht doch verworfen werden müssen, da eine gewisse Unternehmensfunktion bei der Bewertung und Umsetzung der Idee nicht berücksichtigt wurde.

Neben der technischen, kaufmännischen und prozessualen Begleitung der Ideen auf allen Ebenen ist das PMO von TCW auch wichtig für eine transparente und neutrale Darstellung hinsichtlich des Projektfortschritts und der damit verbundenen Potenzialerreichung. Dazu entwickelt das TCW PMO ein unternehmens- und projektspezifisches Potenzialkalkulationsmodell, welches auf Basis verschiedener Ideenparameter, wie Potenzial, Wirksamkeitszeitpunkt, Wirksamkeit auf spezifische Werke, etc. etabliert wird. Dieses Modell wird eingesetzt, um in regelmäßigen Abständen auf den unterschiedlichen Hierarchieebenen akteurspezifisch die Informationen aufzubereiten und darzustellen. Dies erleichtert die Steuerung der Umsetzungsorganisation und das Treffen von Entscheidungen erheblich.

Leistungssäulen des TCW PMO

TCW hat sehr tiefgreifende Erfahrung mit Veränderungsprozessen von Unternehmen und den damit einhergehenden Maßnahmen im Zusammenhang mit der Organisationsstruktur, den Prozessen und dem Produkt selbst. Wir können Sie erfolgreich dabei unterstützen, die aufgezeigten Maßnahmen zielgerichtet und mit hoher Geschwindigkeit umzusetzen und die Ergebnisse nicht nur abzusichern, sondern auch zu steigern.

Die Leistungen des TCW PMO lassen sich in den folgenden fünf Leistungssäulen zusammenfassen:

1. Geschwindigkeit der Umsetzung

   Das PMO sichert die zügige, cross-funktionale Umsetzung der identifizierten Ideen ab. TCW profitiert hier neben der kaufmännischen Expertise insbesondere von der tiefen technischen Erfahrung und kann bei Bedarf auf Spezialisten aus unterschiedlichsten Bereichen zurückgreifen, um bei technischen Fragestellungen zu unterstützen und etwaige Hindernisse, welche eine Umsetzung gefährden würden, zu entschärfen.

2. Generierung weiterer Ideen

   Aufgrund der regelmäßigen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Ideenverantwortlichen und dem technisch-kaufmännischen Hintergrund unserer Berater entstehen neue Ideen mit weiteren Kostensenkungspotenztialen, welche neben den bestehenden Ideen gemeinsam mit der Kundenorganisation vorangetrieben werden.

3. Review verworfener Ideen

   Es ist üblich, dass im Rahmen der Umsetzung von Ideen, insbesondere wenn es sich dabei lediglich um Grundideen handelt, diese im Rahmen der Umsetzung verworfen werden, da sie sich als technisch nicht umsetzbar herausstellen oder es aus einer Business Case Perspektive nicht sinnvoll ist, diese umzusetzen. Dennoch zeigt sich regelmäßig, dass es sich als lohnend erweist, die abgelehnten Ideen noch einmal auf den Prüfstand zu stellen und dadurch zunächst verworfene Kostensenkungspotentiale aufrecht zu erhalten.

4. Steuerung der Umsetzungsorganisation

   Die Betreuung der Implementierungsorganisation sichert einen konsistenten Informations-, Abstimmungs-, Eskalations- und Umsetzungsprozess ab. Auch stellt es eine kapazitive Entlastung für die Kundenorganisation dar, da in einem durchschnittlichen Projekt etwa 200 Personen aus der Kundenorganisation in Form von wöchentlich etwa 80 Calls und 20 Meetings betreut werden müssen, um den konsequenten Implementierungsprozess abzusichern.

5. Analytik

   Durch Standard- und Sonderauswertungen schaffen wir die Transparenz hinsichtlich des Status Quo und decken Handlungsfelder auf. Auch kann das TCW PMO als neutrale Instanz gegenüber externen Stakeholdern installiert werden, um beispielsweise in einer Turnaround Situation als neutraler Berichterstatter zu agieren.

Beratungsleistungen

• Projekt- und Multiprojektmanagement
• Zielkostenmanagement
• Sanierungsmanagement – Wege aus der Krise

Publikationen

• Projektleitstand
  Leitfaden zum Management von Großprojekten
• Projektmanagement
  Leitfaden zu Koordination und Controlling von funktionsübergreifenden Projekten
• Produktklinik
  Leitfaden zur Steigerung der Lerngeschwindigkeit und Produktkostensenkung

Praxisbeispiele

• Produktklinik: Erfolgreiche Methode zur Kostenreduzierung bei Investitionsgütern
• Neues Projektmanagement – vielfältiger kommunizieren, effektiver Arbeiten
• Erfolgreiches Projektmanagement durch den Aufbau eines Programmbüros