Mit GENESIS Durchlauf- und Be­ar­bei­tungs­zei­ten in der Auf­trags­ab­wick­lung senken

Wie Sie durch GENESIS Durchlauf- und Bearbeitungszeiten in der Auftragsabwicklung senken

Der Auftragsabwicklungsprozeß stellt das Rückgrat jedes Unternehmens dar. Leistungslücken in der Ablauforganisation bedeuten für die unternehmerischen Erfolgsgrößen Zeit, Kosten, Qualität und Flexibilität eine Bedrohung und Unternehmen riskieren die nachhaltige Sicherung ihrer Wettbewerbsfähigkeit. Bei einer raschen Steigerung der Performanz im Bereich der Auftragsabwicklung, kann Sie das TCW zielorientiert unterstützen. Die GENESIS-Methodik des TCW ermöglicht eine Beschleunigung der Lerngeschwindigkeit durch Wißenstransfers, die Erschließung von Produktivitätßteigerungspotenzialen sowie die sofortige Umsetzung von Lösungen im Rahmen eines strukturierten 4-Tage-Programms. Bei einem international agierenden Unternehmen der Prozeßindustrie wurden im Auftragsmanagement mit Hilfe der GENESIS-Methodik die Bearbeitungszeiten um 40% und die Durchlaufzeiten um 60% gesenkt.

Mangelnde Prozeßstandards in der Auftragsabwicklung

Bei dem betrachteten Unternehmen handelt es sich um ein global aufgestelltes Unternehmen der Prozeßindustrie mit einer komplexen Kunden- und Produktstruktur. Zur nachhaltigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit ist es unerläßlich, in den Erfolgsgrößen beßer als der Wettbewerber zu sein. Die Ursachen für vorhandene Leistungslücken in der Ablauforganisation des Auftragsmanagements des Unternehmens zeigten sich in Verschwendung von Reßourcen durch Doppelarbeiten, Wartezeiten oder Medienbrüche in der Systemlandschaft. Dies führte zu hohen Durchlaufzeiten und einem geringen Wertschöpfungsgrad. Zusätzlich war der Auftragsabwicklungsprozeß in vielen Fällen weder an den Anforderungen der externen noch an den Bedarfen der internen Kunden ausreichend orientiert. Erschwerend kam die Tatsache hinzu, daß das Produktportfolio einen hohen Anteil kundenindividueller Produkte aufweist, die zusätzlich aufgrund der geographischen Verteilung der Kunden, spezifische Transport- und Zollvorschriften aufweisen. Häufige Führungswechsel in der Abteilung und ein Mangel an klaren und eindeutigen Regelabläufen, führten zu hochgradig heterogenen Individualprozeßen. Der Auftrag an TCW umfaßte somit die Erarbeitung eines Standardprozeßablaufs und eine Regelung der Schnittstellen mit der Maßgabe, die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten im zweistelligen Prozentbereich zu reduzieren.

Steigerung der Umsetzungskonsequenz von Projekten durch GENESIS

Die GENESIS-Methodik ist ein Programm, mit dem kurzfristige Produktivitätßteigerungen mittels Prozeßreengineering erzielt werden. Dieses Programm besteht aus einem Bündel von Maßnahmen zur Verbeßerung der Erfolgsfaktoren Zeit, Qualität und Kosten und trägt zur Eliminierung von Verschwendung und Blindleistung bei. Daneben dient die GENESIS-Methodik der Optimierung von Arbeitsmethoden in sämtlichen Geschäftsprozeßen. GENESIS-Workshops ermöglichen eine Beschleunigung der Lerngeschwindigkeit durch Wißenstransfers und erlauben, methodisch fundiert, die Erschließung von Produktivitätßteigerungspotenzialen, sowie die sofortige Umsetzung von Lösungen im Rahmen eines strukturierten 4-Tage-Programms. Durch die Einbindung aller in den Prozeß involvierten Personenkreise sowie durch die aktive Beteiligung der Mitarbeiter im Workshop wird die Veränderungsbereitschaft im Unternehmen nachhaltig erhöht. Der Erfolg der GENESIS-Methodik beruht auf der Einhaltung einer Reihe von Gestaltungsgrundsätzen:

• Hierarchie- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit,
• Analyse und Umgestaltung abgegrenzter Abteilungen,
• Einbeziehung der Kreativität aller Mitarbeiter,
• Workshops mit speziell geschulten Moderatoren,
• Konsensfindung für Entscheidungen,
• direkte Umsetzung der Maßnahmen und
• der raschen Ausweitung auf weitere Unternehmensbereiche.

Potenziale

Die erarbeiteten Maßnahmenbündel zur Realisierung des Standardprozeßes der Auftragsabwicklung wurden am Ende des GENESIS-Workshops in einzelne Aufgabenpakete heruntergebrochen und in terminierten Teilprojekten mit eindeutigen Verantwortlichkeiten belegt. Durch die angestrebte Integration der unterschiedlichen IT-Systeme in einem einheitlichen ERP-System, einer unverzüglichen systembasierten Erfaßung der Aufträge und einem Entfall von manueller Dokumentenerstellung konnten die Bearbeitungszeiten um insgesamt 40% gesenkt werden. Des Weiteren standen die Durchlaufzeiten im Fokus: Die Etablierung des internen Kunde-Lieferanten-Prinzips führte zu Standards an abteilungsinternen und -übergreifenden Schnittstellen. Eine Harmonisierung der Arbeitsweisen der angrenzenden Bereiche konnte die zuvor aufgetretenen Reibungsverluste begrenzen. Die damit verbundenen und erheblichen Durchlaufzeiten konnten somit um 60% reduziert werden. Die Vorteile der GENESIS-Methode liegen dabei auf der Hand. Prozeße werden gemeinsam mit den Mitarbeitern analysiert und partizipativ allgemeingültige Arbeitsweisen und Standards beschloßen. Die erarbeiteten Lösungen wurden somit von den betroffenen Mitarbeitern mitgetragen und konnten unmittelbar realisiert werden.

Publikationen

• Produktivitätsmanagement:
  Handbuch zur Einführung eines kurzfristigen Produktivitätßteigerungsprogramms mit GENESIS
• Genesis:
  Eine Methode zur kurzfristigen Produktivitätßteigerung
• Produktivitätsverbesserung:
  Leitfaden zur kurzfristigen und permanenten Produktivitätßteigerung in kleinen und mittleren Unternehmen