Optimierung von Einkaufsprozessen bei einem Unternehmen der chemischen Industrie

Bei dem untersuchten Unternehmen handelt es sich um einen international operierenden Chemiebetrieb, welcher sich durch hohe Akquisitionstätigkeit der Holding auszeichnet. Die Diversifizität der Sparten und strategische Beweggründe bedingen, dass die Integration der Subunternehmen in den Gesamtkonzern nicht überanstrengt wird. Unabdingbar ist dadurch ein hohes Besitzstandsdenken der lokalen Unternehmen, welches teilweise in einer Aversion gegenüber der Zusammenarbeit mit den Schwesterunternehmen gipfelt. Auch die Organisation der Standorte als Profit Center führt zur Ablehnung von Vorschlägen, welche eine Benachteiligung einzelner Subunternehmen bedeutet, jedoch für die Gesamtunternehmung einen Benefit darstellen würde. Dazu gehört auch die Beibehaltung vertrauter Lieferantenstrukturen und eingeschränkte Offenheit gegenüber Veränderungen, welche durch Schwesterunternehmen forciert werden.

Nach einer eingehenden Analyse wurden beim untersuchten Unternehmen Verbesserungspotenziale identifiziert und priorisiert. Ein adressiertes Themenfeld war die Professionalisierung des Lead Buying Konzepts. Im Unternehmen werden bereits bestimmte Rohstoffe und Lieferanten durch Lead Buyer abgedeckt. Auf Grund der internationalen Aufstellung der Subunternehmen und deren Selbstbezug wird dieses Konzept jedoch nicht einheitlich gelebt; lokale Beschaffung und Maverick Buying sind an der Tagesordnung.

Um Mengeneffekte durch Bündelung der Beschaffungsvolumina zu erzielen und ein einheitliches Verständnis des Lead Buying Konzepts bei den lokalen Einkäufern zu schaffen, wurden im Vorfeld durch das TCW Guiding Principles (Verfahrensanweisungen) für den nachfolgenden Prozess an alle Beteiligten verteilt. Dies dient dem gemeinsamen Verständnis der "Spielregeln" und der Dokumentation des Verfahrens. Im Anschluss wurden in regelmäßigen Abständen Telefonkonferenzen mit dem TCW, dem Zentraleinkauf und den lokalen Einkäufern der Subunternehmen anberaumt. Sowohl die Lead Buyer als auch die lokalen Einkäufer sollten im Vorfeld mit verschiedenen Lieferanten verhandeln und die Ergebnisse vor den jeweiligen Telefonkonferenzen allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Mengenbedarfe der lokalen Companies und Erfahrungen mit bestimmten Zulieferern wurden im Rahmen der Gespräche ausgetauscht und die weitere Vorgehensweise bis zum nächsten Telefontermin abgestimmt. Die Gespräche wurden im wöchentlichen Turnus über einen Monat hinweg geführt. In der letzten Telefonkonferenz wurde der gemeinschaftliche Beschluss gefasst, welcher Lead Buyer für welche Companies bei welchen Lieferanten einkauft. Da die Teilnahme an den Telefonterminen verpflichtend war, konnte keine Exkulpation bei Verlassen der beschlossen Vorgehensweise auf Grund mangelnder Kenntnis erfolgen. Durch die gemeinsame Zieldefinition, die geschlossen abgestimmte Vorgehensweise und dem Abbau von Informationsasymmetrien zwischen den Companies wurde ein hohes Commitment bei alle Beteiligten zum Prozess erzielt. Es zeigte sich jedoch, dass die Beteiligung von weisungsbefugten Personen, die unter Umständen auch disziplinarische Maßnahmen ergreifen können, für das in Gang bringen des Prozesses hilfreich ist.

Trotz anhaltender Rohstoffverteuerung konnte bei den meisten Produkten eine Kostensenkung, respektive eine Konstanthaltung der Preise, erreicht werden.

So wurde für die für einzelne Rohstoffe auf Grund der in den Telefonkonferenzen gewonnen Erkenntnisse über Alternativlieferanten, bzw. Rabattstrukturen bestehender Lieferanten, Kostensenkungen von über 20 % erzielt.

Literatur:

• Advanced Purchasing
  Leitfaden zur Einbindung der Beschaffungsmärkte in den Produktentwicklungsprozess
  ISBN: 3-934155-38-3
• Einkaufspotenzialanalyse
  Programme zur partnerschaftlichen Erschließung von Rationalisierungspotentialen 
  ISBN: 3-929918-64-1
• Einkaufscontrolling
  Leitfaden zur Messung von Einkaufserfolgen
  ISBN: 3-934155-25-1
• Global Sourcing
  Leitfaden zur Erschließung internationaler Beschaffungsquellen
  ISBN: 3-937236-44-9
• Globalisierung
  Unternehmensführung und -steuerung in globalen Märkten
  ISBN: 3-931511-79-0