Ready for Data Science: Agiles Prozesshaus in schnell wachsenden Geschäftsbereichen

Ausgangssituation: wachsendes Unternehmen mit fehlenden Prozessstrukturen

Im aktuellen Fallbeispiel handelt es sich um ein sehr schnell wachsendes Unternehmen aus der Pharmabranche, in dem die Strukturen der Geschäftsprozesse im Rahmen des Wachstums nicht ausreichend mitgewachsen waren.

„Flexibilität vs. Standardisierung: Wie sollte eine agile Prozesslandkarte für ein schnell wachsendes Unternehmen aussehen?“

Das Unternehmen betraute die Unternehmensberatung TCW mit der Klärung dieser Frage und mit der Erarbeitung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen zur nachhaltigen Verbesserung der Geschäftsprozesse.

Im Rahmen der ersten Gespräche zeigte sich, dass sich in vielen Geschäftsprozessen deutliches Potenzial zur Verbesserung der Produktivität und Durchlaufzeit verbarg. Optimierungspotenziale durch gesteuerte Kommunikation blieben ungenutzt, bereits vorhandene und durch Systeme erzeugte Daten konnten nicht strukturiert analysiert und damit auch nicht zur kontinuierlichen Verbesserung eingesetzt werden. Aber: die Flexibilität im Prozesshaus musste gewahrt bleiben, da sich das Unternehmen im betrachteten Geschäftsbereich einem starken Wachstumskurs verschrieben hatte.

Projektvorgehensweise: Maßnahmenidentifikation und Prozessverbesserung

Um eine möglichst schnelle, aber auch nachhaltige Potenzialrealisierung in den Geschäftsprozessen zu gewährleisten, setzt TCW auf einen mehrstufigen Ansatz.

Genesis-Workshops: Zunächst wurde gemeinsam mit den Abteilungen Einkauf, Wareneingang, Finanzen, Controlling und Legal im Rahmen der Analysephase in Gesprächen und Workshops über einhundert spezifische Maßnahmen erarbeitet und in einen strukturierten Umsetzungsplan überführt.

Kommmunikationskonzept: Darüber hinaus wurde ein Kommunikationskonzept erarbeitet, um das Mitarbeiter-Involvement zu erhöhen und um die übergreifende Information aller betreffender Organisationseinheiten zu gewährleisten. In regelmäßigen Abständen fanden Meetings mit dem Projektteam statt, um aktuelle Entwicklungen zu besprechen.

Umsetzungsbeschleunigung: Danach erfolgte eine systematische und kriterienbasierte Priorisierung der Maßnahmen mit anschließender zielgerichteter Umsetzung der Maßnahmenpakete. Dabei wurde insbesondere darauf geachtet, dass sich die Maßnahmen möglichst gleichmäßig über die einzelnen Funktionsbereiche verteilten, damit die Mehrbelastungen bei der Umsetzung für den einzelnen Funktionsbereich und die Mitarbeiter nicht übermäßig wurden. Damit konnte eine erfolgreiche Umsetzung von zunächst fünfunddreißig Maßnahmen neben dem aktuellen Tagesgeschäft gewährleistet werden.

In Anlehnung an die Scrum Methodik konnten einige Maßnahmen auch in zielgerichteten Sprints sehr erfolgreich umgesetzt werden. Bei der Umsetzungsbegleitung der Maßnahmen wurde auch darauf geachtet, dass Daten aus den bereits implementierten Systemen nutzbar gemacht und eine sukzessive Vereinheitlichung der Softwarelandschaft implementiert werden konnte. TCW unterstützte das Unternehmen hierbei sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene und half dabei kurzfristige Personalengpässe zu überbrücken.

Maßnahmencontrolling: Während der Maßnahmenumsetzung erfolgte auch die Implementierung eines Maßnahmencontrollings für das Prozesshaus. Regelmäßige Abstimmungen und Statusupdates mit den Funktionsbereichen ermöglichten eine agile Anpassung der Maßnahmenumsetzung und ein Maßnahmendashboard mit Ampelsystem erlaubte es dem Management die Verantwortlichkeiten, den aktuellen Status und den Fortschritt der jeweiligen Maßnahmen im Blick zu behalten. Durch das regelmäßige Controlling konnte eine kontinuierliche Überwachung der Erfolgswirksamkeit und Umsetzung der Potenziale erreicht werden. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war auch die Harmonisierung von unterschiedlichen IT-Subsystemen.

Ziel erreicht: 15% weniger Prozesskosten und 30% kürzere Order-to-Cash- Durchlaufzeiten

Im Rahmen des Projektes konnte das Unternehmen mit Hilfe der Unterstützung von TCW die internen Prozesskosten um mehr als fünfzehn Prozent reduzieren. Die Durchlaufzeit der Wareneingangs- und Rechnungsbearbeitung konnte um mehr als 30% reduziert werden. Durch die systematische Herangehensweise, digitale Unterstützung und Dokumentation konnte auch die Zeit zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Identifikation anderer geeigneter Lieferanten um mehr als zehn Prozent reduziert werden.

Beratungsleistungen

• Data Science
• Optimierung von Geschäftsprozessen bei Finanzdienstleistern & Banken
• Personal- und Organisationsbenchmarking

Publikationen

• Produktivitätsverbesserung
  Leitfaden zur kurzfristigen und permanenten Produktivitätssteigerung in kleinen und mittleren Unternehmen
• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Unternehmenskultur
  Leitfaden zur Veränderung von Unternehmenskulturen

Praxisbeispiele

• Optimierung von Prozessen der Auftragsabwicklung
• Agile Innovationsorganisation