Strukturierung der Projektarbeit eines Finanzdienstleisters unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen
[21.03.2003]
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In diesem Spannungsfeld zwischen steigenden Kundenanforderungen und der Notwendigkeit einer Effizienzsteigerung – nicht nur der Vertriebsorganisation, sondern auch der Back-Office-Bereiche und der Verwaltung – ist eine Neuausrichtung aller Prozesse an den Leitlinien der Kundenorientierung und der Prozesseffizienz und -fähigkeit eine Möglichkeit, nachhaltig die Position des Unternehmens zu sichern und auszubauen.
Vor diesem Hintergrund hat eine große deutsche Kapitalanlagegesellschaft das TCW mit der Durchführung eines Reengineering-Projekts beauftragt. Gemäß dem Grundsatz, dass Ressourcen knapp sind und ausschließlich den effizientesten Projekten zugeteilt werden können, wurde dem eigentlichen Hauptprojekt eine zweiwöchige Vorstudie vorgelagert. Als deren Ziele wurden festgelegt:
- Analyse von Rahmenbedingungen
- Ausweisung des im Hauptprojekt zu realisierenden Potenzials durch die Identifikation von Kostensenkungs- und Leistungssteigerungs-Potenzialen
- Definition von Handlungsfeldern und Vorgehensweisen zur Potenzialrealisierung
- Definition von Teilprojekten
Im Rahmen von Audits wurden zunächst die relevanten Prozesse im Untersuchungsbereich identifiziert. Mit Mitarbeitern aller an diesen Prozessen beteiligten Abteilungen wurden dann insgesamt vier umfangreiche Prozessanalyse-Workshops durchgeführt. Die Prozesse wurden detailliert aufgenommen und eine umfangreiche Sammlung von Problemen, aber auch Stärken erstellt. Weiter wurden die bestehenden Daten ausgewertet und Interviews mit einzelnen Mitarbeitern durchgeführt. Diese Problemsammlung wurde im nächsten Schritt verdichtet zu einem Bewertungsprofil: Für einzelne Handlungsfelder wurde eine Beschreibung des Ist-Zustandes und eine Bewertung des Handlungsbedarfs angegeben. Auf der Grundlage dieser Problemsammlung und der in den Workshops identifizierten Handlungsbedarfe wurden dann die einzelnen Teilprojekte des Hauptprojekts benannt, priorisiert und mit Potenzialen hinterlegt.
Insgesamt wurden mittels der Vorstudie sieben Teilprojekte identifiziert und ein Potenzial von insgesamt 11 Mio. Euro ausgewiesen.
Durch die zügige Abarbeitung wurde ein effizientes Kosten-Nutzen-Verhältnis erreicht und ein schneller Start des Hauptprojekts ermöglicht. Die Vorstudie hat durch ihre Strukturierungsleistung und die Priorisierung der Handlungspakete des Hauptprojekts einen effektiven Einsatz der Ressourcen wesentlich unterstützt und somit eine erfolgreiche Umsetzung der benannten Potenziale ermöglicht.