Arbeiten wo der Schuh drückt – Instrumente zur Situationsanalyse und Verbesserung – Teil 2

Fallstudie 3: Einkauf

Ein führendes Unternehmen für Architekturbeleuchtung mit LED-Technologie, stand vor der Herausforderung, die Effektivität ihres Einkaufs im aktuellen Marktumfeld zu bewerten und zu optimieren. Angesichts der ständig fortschreitenden technologischen Entwicklungen und des zunehmenden Wettbewerbsdrucks war es für dieses Unternehmen entscheidend, sicherzustellen, dass ihr Einkauf optimal aufgestellt ist, um die Anforderungen des Marktes zu erfüllen und langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern. Um diesen Zweck zu erreichen, wurde durch TCW eine umfassende 360°-Analyse der Einkaufsorganisation durchgeführt. Das Hauptziel dieser Analyse besteht darin, den Reifegrad des Einkaufs zu bestimmen, Potenziale zu identifizieren und konkrete Empfehlungen für die Optimierung abzuleiten. Im Projekt wurden zunächst die Schwachstellen und Pain Points anhand einer quantitativen und qualitativen Analyse untersucht. Im Anschluss wurde der Vergleich zu Wettbewerbern anhand der TCW Benchmark-Datenbank gezogen bevor im Anschluss der Reifegrad des Einkaufs des Unternehmens eingeordnet wurde und aus den vorhandenen Leistungslücken konkrete Handlungsempfehlungen zu geben.

Die qualitative Untersuchung diente der Identifikation von Pain Points und Schwachstellen in der Organisation und den Prozessen. Es wurde die Vorgehensweise zur Lieferantenentwicklung und -bewertung überprüft, um die Leistung und Zuverlässigkeit des Lieferantennetzwerks zu bewerten. Dabei wurden potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert, und der aktuelle Risikomanagementansatz wurde bewertet. Eine Bewertung der Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter sowie ihrer Rollen innerhalb der Einkaufsorganisation wurde durchgeführt, um die Effizienz zu gewährleisten. Auch wurde untersucht, wie zukunftsfähig das Organisationsmodell des Unternehmens unter den aktuellen Marktbedingungen ist. Eine Bewertung der Ausrichtung der Einkaufsstrategie wurde durchgeführt, um Potenziale für die Bündelung von Einkaufsvolumen zu identifizieren und Kostenersparnisse zu ermöglichen. Dabei wurde auch die Aufteilung der Commodities betrachtet. Eine Evaluierung der IT-Steuerungssysteme und -tools schloss sich an. Dabei wurde auch der Einsatz von Data-Science-Tools analysiert, um aufzuzeigen, in welchen Bereichen ihr Einsatz sinnvoll ist.

Die Beschaffungsabläufe des Unternehmens wurden von Purchase-to-Pay über interne und externe Beschaffungsprozesse bis hin zur Integration in den gesamten Wertschöpfungsprozess des Unternehmens und dem Eskalationsmanagement bewertet. Ziel war es, Engpässe aufzudecken, Ineffizienzen zu eliminieren und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Zudem wurde die Einbindung und Kooperation des Einkaufs in Innovationsprojekte mit anderen Abteilungen wie Forschung und Entwicklung (R&D) untersucht. Die qualitative Analyse wurde durch strukturierte Interviews mit relevanten Stakeholdern sowie die Verwendung eines speziell entwickelten Scoring-Modells durchgeführt. Die gesammelten Informationen und Erkenntnisse aus den Interviews wurden in das Scoring-Modell übertragen, das eine systematische Bewertung und Quantifizierung der Stärken und Schwächen in jedem der betrachteten Bereiche des Einkaufs ermöglichte.

Die qualitative Analyse umfasste die Betrachtung des Beschaffungsportfolios des Unternehmens. Dabei wurden verschiedene Aspekte wie existierende Strategien, Kosten, Lieferantenportfolio, Sourcing-Märkte, Zahlungsbedingungen und Maverick Buying untersucht. Das Ziel war es, eine umfassende Visualisierung des gesamten Beschaffungsportfolios zu erstellen und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Eine wichtige Komponente dieses Moduls war die Erstellung eines "Spend Cube", der eine strukturierte Informationsbasis für die Analyse des Beschaffungsportfolios bildete. Dabei wurden Transaktions- und Stammdaten aus verschiedenen Quellen konsolidiert, harmonisiert und bereinigt, um eine zuverlässige Datenbasis für aussagekräftige Analysen zu schaffen. Anschließend wurden Analysen wie die Spend-Analyse, die Bewertung der Zahlungsbedingungen und die Analyse von Maverick Buying durchgeführt. Des Weiteren wurde die Komplexität des Beschaffungsportfolios betrachtet, um Ungleichgewichte zwischen dem Beschaffungsvolumen und der Anzahl der Lieferanten sowie zwischen aktiven und passiven Artikeln zu identifizieren. Dies ermöglichte die Ableitung von Maßnahmen zur Lieferantenkonzentration und zur Reduzierung von Komplexitätskosten.

Basierend auf den gesammelten Daten und den Ergebnissen der Interviews wurde eine detaillierte Reifegradanalyse des Einkaufsbereichs des Unternehmens durchgeführt. Dabei wurden der aktuelle Reifegrad des Einkaufs bewertet und potenzielle Verbesserungsbereiche identifiziert. Die Ergebnisse der Reifegradanalyse wurden mit vergleichbaren Unternehmen aus der TCW-Datenbank verglichen, um eine fundierte Bewertung vorzunehmen. Die Analysen mündeten in konkrete Handlungsempfehlungen und Maßnahmenpakete.

Fallstudie 4: Cost Engineering von Produkten

Wettbewerbsdruck und die Notwendigkeit kontinuierlicher Verbesserung ist allgegenwärtig. Die Optimierung von Produkten stellt oft eine entscheidende Herausforderung dar. Während in Unternehmen bereits erhebliche Fortschritte in der internen Prozessoptimierung und in der Effizienzsteigerung durch Beschaffung und den Einsatz intelligenter Technologien gemacht haben, bleibt die Produktentwicklung ein wesentlicher Bereich, der weiteres Potenzial birgt. In dieser Hinsicht ist die Optimierung direkt am Produkt, mittels Engineering Support, ein zunehmend wichtiger Fokus. Die Herausforderung in der Produktoptimierung ist die Zeit. Technische Änderungen sind oft nicht die schnell zu erntenden "low hanging fruits", sondern erfordern ein bedachtes Vorgehen und ein strategisches Vorgehen. Signifikante Potenziale können oftmals nur durch umfassende technische Änderungen gehoben werden. Diese Änderungen müssen sorgfältig in Paketen organisiert werden, wobei Faktoren wie Umsetzungsgeschwindigkeit, technisches Risiko, betroffene Komponenten und natürlich das monetäre Potenzial berücksichtigt werden müssen. Genau diese Aspekte werden in der Produktklinik herausgearbeitet und zur Umsetzung vorbereitet.

Selbst in der hart umkämpften und ständig herausfordernden Automobilindustrie hat sich diese Vorgehensweise bewährt. Ein Beispiel hierfür ist ein Unternehmen aus der Nutzfahrzeugzulieferindustrie, das über Jahre hinweg durch mehrere Runden von Value Engineering und Wertanalysen sein Produkt optimiert hat. Trotz dieser Bemühungen zwang der zunehmende Marktdruck das Unternehmen dazu, weitere Schritte zur Senkung der Herstellkosten und zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit am globalen Markt zu unternehmen. In Zusammenarbeit mit der Erfahrung des Beratungsunternehmens TCW wurden Maßnahmen entwickelt und in verschiedenen Bündeln zusammengestellt. Diese wurden dann in Szenarien als Entscheidungs-vorlagen aufbereitet, um die beste Vorgehensweise für das Unternehmen zu identifizieren und umzusetzen.

Handlungsoptionen und Roadmap als Ergebnisse

Die Fallbeispiele verdeutlichen die Stärken des TCW, sowohl fundierte Situationsanalysen durchzuführen als auch effektive Maßnahmen zur Optimierung zu identifizieren und umsetzbare Projekte zu initiieren. Mit der Maßnahmendefinition werden alle relevanten betriebswirtschaftlichen Werthebel und KPIs des Kunden adressiert. Abhängige und bedingte Maßnahmen werden zu Konzepten gebündelt. Durch Szenariobildung werden verschiedene Handlungsoptionen aufgezeigt und nach einer umfassenden Bewertung dem Management zur Entscheidung vorgelegt. Bestandteil der Entscheidungsvorlage ist auch eine Roadmap mit Teilprojekten für die Umsetzung. Unsere Kunden profitieren von Transparenz, umsetzbaren Potenzialen und dem Abbau von Implementierungshindernissen, indem die betroffenen Bereiche, Mitarbeiter und Partner bereits frühzeitig bei der Situationsanalyse und der Maßnahmengenerierung eingebunden sind. Neue datenbasierte Analysetools ermöglichen Informationen unterschiedlicher Systeme schneller zu aggregieren, aufzubereiten und dem Benchmark zuzuführen. Viele Kunden nutzen die Analysetools für ein fortlaufendes Monitoring der Umsetzung und Ihrer KPIs weiter. Das TCW unterstütze sie beim Aufbau einer effektiven Messsystems für ein kontinuierliches Leistungscontrolling, welches Ausgangspunkte für neue Optimierungsprojekte ist.

Beratungsleistungen

• 5-Tage-Audit
• Prozessklinik
• Best-Practice-Check im Einkauf
• Leistungstiefenanalyse, -bewertung und -gestaltung
• Stresstest im Einkauf
• Total Cost of Ownership (TCO) Analyse
• SWOT-Analyse
• Projekt- und Multiprojektmanagement in der Forschung- und Entwicklung
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) in der SCM
• Planungs- und Steuerungssystematik
• Prozessbenchmarking
• Wertstromdesign

Publikationen

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Visualisierung und Auditierung
  Leitfaden zum Selbstcontrolling von Geschäftsprozessen
• Auditierung und Erfolgsfaktoren industrieller Serviceleistungen
  Empirische Untersuchung und Modellanalyse

Praxisbeispiele

• Arbeiten wo der Schuh drückt – Instrumente zur Situationsanalyse Teil 1
• TCW 360 Grad Audit zur Optimierung des Deckungsbeitrags
• Best-Practice-Check