Cost Engineering im Einkauf zur nachhaltigen Kostenoptimierung

Das betrachtete Unternehmen gehört zu den großen, konzernunabhängigen Gesenkschmieden Europas und grenzt sich durch den hohen Qualitätsstandard seiner Produkte und der Flexibilität der Produktion vom Markt ab. Das Produktportfolio wird durch hochwertige Komponenten des Anlagenbaus ergänzt. Durch das kurzfristige Projektgeschäft im Anlagenbau und die teilweise langfristigen Lieferkontrakte im Vertrieb von Schmiedeprodukten ist der Einkauf in besonderem Maße gefordert die unterschiedlichen Bedarfsanforderungen kosteneffizient abzudecken. Durch die steigenden Rohstoffpreise und die große Anbietermacht der Stahlerzeuger gerät das Unternehmen in eine Sandwich-Position. Es droht die Gefahr, dass die steigenden Rohstoffpreise in Zukunft nicht mehr an den Kunden weitergegeben werden können.

Projektziele

Das Ziel des Projektes bestand demnach darin, ein effizientes Cost Engineering im Einkauf zu etablieren, um eine durchschlagende Beeinflussung der Kostenposition im Einkauf realisieren zu können. Zu den Hauptaufgaben des Projektes zählte es, den bisherigen Fokus von den überwiegend operativen und dispositiven Tätigkeiten des Einkaufs auf die strategischen Aktivitäten zu richten.

Vorgehensweise im Projekt

Auf Basis eines Kennzahlensystems sollte die Zielverfolgung und -umsetzung für den Einkauf gewährleistet werden, um damit einen entscheidenden Wertbeitrag zur Erreichung der eingeschlagenen Unternehmenswachstumsstrategie zu erreichen. Das neue Kennzahlensystem orientierte sich an grundlegenden Elementen des Einkaufsmanagements und zeigte zunächst im Rahmen einer SWOT-Bewertung die Ist-Situation im Einkauf auf.

Neben Experteninterviews mit Mitarbeitern aus dem Einkauf wurde eine genaue Umfeldanalyse und Positionsbestimmung für das Unternehmen durchgeführt. Die für das Beschaffungswesen eingesetzten Systeme wurden auditiert und die zu analysierenden Datensätze ausgewählt. Im Rahmen der Analysen wurden Werttreiber und Handlungsfelder ermittelt. In Zusammenarbeit mit den beteiligten Abteilungen wurden die gewonnenen Informationen aufbereitet und daraus essentielle Kennzahlen abgeleitet. Mittels weiterer Analyseschritte wurden die Datensätze für die Kennzahlen und deren Aussagekraft überprüft. Nach abschließender Überprüfung der Kennzahlen wurde analog zum Konzept der Balanced Scorecard ein neues Berichtswesen im Einkauf aufgesetzt.

Auf Basis der Detailanalyse wurden Ziele definiert und Maßnahmen zur Steigerung des Wertbeitrages des Einkaufs abgeleitet. Ein Kennzahlencockpit dient der einheitlichen Gestaltung der Kennzahlen auf oberster Berichtsebene, die unter der Verwendung einer speziellen Software gemäß einer drill-down Systematik unter Beachtung der Berichtszyklen bereitgestellt werden. Für die erarbeiteten Kennzahlen wurde eine Implementierungsstrategie entwickelt und in das bereits existierende Management Information System eingearbeitet.

Ergebnisse

Der Tätigkeitsschwerpunkt der Einkaufsabteilung konnte wieder auf die strategischen Einkaufsaktivitäten gelenkt werden. Der Anteil der wertschöpfenden Tätigkeiten im Einkauf wurde erheblich gesteigert. Zudem wurden Maßnahmen zur Verbesserung der Schnittstellenkommunikation mit den anderen Unternehmensabteilungen angestoßen, um die Effizienz zu erhöhen. Für das unternehmensweite Berichtswesen wurde ein Kennzahlencockpit mit unterschiedlichen Berichtsebenen und -zyklen auf Basis einer Ampelsteuerung erarbeitet. Die Potenziale ergaben sich durch TCO Reduzierungen, da über das Kennzahlensystem entscheidungsrelevante Informationen viel früher bekannt waren und dadurch zielgerichtete Maßnahmen im Einkauf zur Verbesserung der Einkaufsleistung eingeleitet werden konnten.

Beratungsprodukte

• Advanced Purchasing
• Beschaffungscontrolling
• Einkaufspotenzialanalyse
• Global Sourcing
• Lieferantenmanagement
• Total Cost of Ownership Analyse (TCO)
• Zielpreisermittlung im Global Sourcing

Publikationen

• Beschaffungskostenmanagement
  Leitfaden zur Gestaltung von Kosten in der Beschaffung
• Einkaufscontrolling
  Leitfaden zur Messung von Einkaufserfolgen
• Einkaufspotenzialanalyse
  Leitfaden zur Kostensenkung und Gestaltung der Abnehmer-Lieferanten-Beziehung
• Fixkostenmanagement
  Leitfaden zur Anpassung von Kostenstrukturen an volatile Märkte
• Komplexitätsmanagement
  Komplexitätsmanagement in Vertrieb, Beschaffung, Produkt, Entwicklung und Produktion
• Kundenorientierung
  Einführung eines Beschwerdemanagements und Ausrichtung von Vertrieb, F&E, Produktion und Mitarbeitern auf Kundenbedürfnisse