Die „ABC-Analyse“ als Reflexion der Einkaufsorganisation

Die Herausforderung im Einkauf

Die Festlegung von Prioritäten ist für jede Organisation notwendig, aber sie ist besonders entscheidend für die ressourcenbeschränkte und von den Interessengruppen abhängige Beschaffungsfunktion. Mit zunehmendem Reifegrad der Beschaffung innerhalb einer Organisation beginnt sie jedoch, abnehmende Erträge zu erbringen. Im Gegenzug entwickeln sich die Ziele dahingehend, dass sie über Einsparungen hinausgehende Metriken (wie Risiko und Effizienz) umfassen. Dies alles bedeutet, dass die bloße Anwendung von herkömmlichen Verhandlungen großer, wichtiger Bauteile auf Ihr Ausgabenprofil nicht mehr ausreicht. Um weiterhin einen Mehrwert zu erzielen, muss die Beschaffung - irgendwann - das unangenehme und unbequeme Problem des "Tail-Spend" angehen.

Mit zunehmendem Wachstum der Unternehmen werden 20% der Ausgaben, die als geringwertig / geringe Chance abgeworfen werden, allmählich wie die verborgene Unterseite eines Eisbergs aussehen. Durch die Verbreitung massiver Ineffizienzen im gesamten Unternehmen, das Verstecken eines Durcheinanders nicht verwalteter Lieferanten und das Aufdecken von Einsparmöglichkeiten wird es zu einer Kategorie für sich. Wenn jeder einzelne Warengruppenmanager in seinen jeweiligen Kategorien einen ähnlichen 80/20-Ansatz verfolgt, hat man am Ende eine Geschichte von zwei „Tails“. Purchasing-Card-Richtlinien, die eingeführt wurden, um das Ärgernis der "Tail Spend"-Ausgaben anzugehen, verschärfen das Problem nur noch weiter und provozieren unkontrollierte Einkäufe in verwalteten und nicht verwalteten Kategorien gleichermaßen. Bald könnten sich die Ausgaben einer Organisation allein durch Priorisierung und fehlgeleitete Richtlinien auf 35% belaufen.

Vorteile der ABC-Analyse im Einkauf

Welche Vorteile bietet die ABC Analyse? Die Erzielung von Transparenz und somit von Kostenpotentialen ist mit Sicherheit der Hauptgrund für den Einsatz, jedoch bietet speziell der Einsatz des TCW Tools weitere signifikante Vorteile:

1. Höhere Geschwindigkeit bei der Analyse und anschließenden Potenzialermittlung sowie eine schnellere Entwicklung von Sourcing-Strategien durch eine vollständige Bewertungsgrundlage in allen Warengruppen.
2. Chancen zur Reduzierung der Teilenummern und Lieferanten durch die Identifikation ähnlicher Beschaffungsgüter oder Substitutionsgüter.
3. Bessere Prognostizierbarkeit von Bedarfen und Kosten durch transparente Verbrauchsdaten.
4. Höhere Einkaufspotenziale und treffsicherere Sourcing-Strategien durch eine bessere Vergleichbarkeit von unterschiedlichen Angeboten.
5. Bessere Entscheidungsgrundlage durch höhere Transparenz und durch Aufzeigen von Verhandlungsspielräumen.

Vor allem im Bereich C-Teilemanagement kann dadurch eine wichtige Grundlage für weitere Optimierungsmaßnahmen geschaffen werden, da sämtliche C-Teile innerhalb der Warengruppen identifiziert und direkt zuordenbar sind.

Durchführung der ABC-Analyse

Zunächst musste das Unternehmen seine Ausgaben für den „Tail“ aggregieren und sezieren. Je länger diese Ausgaben zurückbleiben, desto länger dauerte dieser Prozess. Um die Sache zu beschleunigen und eine neutrale Sichtweise auf die Thematik zu bekommen hat das Unternehmen TCW hinzugezogen, welches die Prioritäten organisiert und die Initiative leitet. Dabei kamen diverse Fragen auf. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um zu verstehen, warum Sie bestimmte Abschnitte Ihres Ausgabenprofils nicht verwaltet haben und wie die einzelnen Ausgabensegmente besser berücksichtigt werden können? Welche Ausgaben sind für die Organisation von zentraler Bedeutung? Was kann zu bestehenden strategischen Initiativen hinzugefügt werden? Welche sollten taktisch gehandhabt werden? Was gehört auf eine Purchasing Card? Was kann automatisiert werden?

Die Durchführung einer ABC-Analyse läuft in den folgenden Schritten ab:

• Ermittlung des wertmäßigen Jahresbedarfs (Stückzahl x Durchschnittseinkaufspreis) für jede Materialposition sowie der relative Anteil dessen.
• Sortierung der Materialien nach absteigendem Jahresbedarfswert und Berechnung des wertmäßigen Jahresgesamtbedarfs über alle Materialpositionen.
• Festlegung der prozentualen Klassifizierungsgrenzen für die ABC-Artikel [15% der Materialpositionen (oder geringer) beanspruchen einen Anteil von 80% am Gesamtwertverbrauch der Materialien (= A-Artikel); 35% der Materialien beanspruchen 15 % des Gesamtwertverbrauchs (= B-Artikel); 50% der Materialien beanspruchen 5% des Gesamtwertverbrauchs (= C-Artikel)].
• Zusammenfassen der wertmäßigen Anteile gemäß absteigender Reihenfolge.

Die Vorgehensweise im Projekt erfolgt in 5 Schritten. Zunächst müssen die notwendigen Daten aus den unternehmensinternen Systemen konsolidiert werden. Dabei handelt es sich meist um Daten aus dem ERP System des Unternehmens. Auch bereits in Analyse-Tools vorgefilterte Daten und Berichte dienen der Transparenz. Als erfolgsversprechend haben sich hierbei die einzelnen Rechnungen erwiesen, da durch deren Zusammenführen genau festgelegt werden konnte, welches Material wann, wo und von wem zu welchem Preis gekauft wurde. Im nächsten Schritt erfolgt die Konsolidierung dieser Daten zu einer sogenannten Masterliste, in welcher in Schritt drei die ABC-Zuordnung unternommen wird. Das in der Praxis erprobte TCW-Tool visualisiert diese Zuordnung und zeigt gleichzeitig auch die Anzahl der unterschiedlichen Lieferanten für die einzelnen Bauteile auf. Die Ergebnisse wurden danach durch das Kernteam interpretiert und Potentiale (Kosten, Zeit und Ablauf) herausgearbeitet. Im letzten Schritt werden Handlungsalternativen generiert und den jeweiligen Einkäufern als Aufgabe zugewiesen.

Fazit

Mit Hilfe der ABC-Analyse im Einkauf können Unternehmen Sourcing-Entscheidungen um ein Vielfaches schneller und vor allem zielgerichteter treffen. Die dafür benötigten Daten sind im Unternehmen vorhanden, es gilt jedoch sie systematisch zu kombinieren. Die dabei entstandene Transparenz Ihrer Warengruppen geht über die bislang bekannte Transparenz hinaus und bietet viele Möglichkeiten zur Komplexitäts- und Kostenreduktion in Ihren Warengruppen. Wenn auch Sie auf der Suche nach kurzfristigen und schnellen Einsparpotentialen und Transparenz in Ihren Warengruppen im Einkauf sind, kontaktieren Sie uns gerne. Wir unterstützen Sie bei der Durchführung der ABC-Analyse im Einkauf und der Identifikation und Erzielung von Kosteneinsparungen.

Beratungsleistungen

• Best-Practice-Check
• Einkaufspotenzialanalyse
• Ganzheitliches C-Teile-Management
• Planungs- und Steuerungssysteme

Publikationen

• Total Cost of Ownership
  Leitfaden zur Optimierung der Gesamtkostenposition in Beschaffung, Produktion und Logistik
• Cost Engineering
  Leitfaden zur Gestaltung von Produktkosten
• Beschaffungskostenmanagement
  Leitfaden zur Gestaltung von Kosten in der Beschaffung

Praxisbeispiele

• C-Teile Management - Potenzialquellen im Einkauf
• Senkung der Beschaffungskosten bei C-Teilen
• Einführung von ERP-Systemen in KMU