Effiziente Umsetzung identifizierter Maßnahmen bei Auftragsabwicklungsprojekten

Mit Abschluss der Konzept- und Ideenfindungsphase bei Optimierungsprojekten der Auftragsabwicklung wurden zahlreiche Ideen diskutiert, Lösungsansätze erarbeitet, Maßnahmen definiert und die Effekte abgeschätzt. Nun gilt es, durch eine zügige Umsetzung der Maßnahmen, die "Kraft auf die Straße" zu bringen. In der Realität werden in dieser für den Projektverlauf entscheidenden Phase Prioritäten falsch gesetzt bzw. durch ein suboptimales Vorgehen Ressourcen verschwendet. Daher stellt sich die Frage, wie die identifizierten Maßnahmen effizient umgesetzt werden können und durch welche Schritte die Effektivität und Effizient gesteigert wird. Dazu werden einige zentrale Erfolgsfaktoren vorgestellt, die den Umsetzungserfolg von Prozessoptimierungen im Allgemeinen und gerade auch bei mitunter komplexen Auftragsabwicklungsprojekten signifikant erhöhen.

Auf die Erarbeitung der Lösungsansätze folgt der Umsetzungsbeginn der Maßnahmen oftmals mit einer zeitlichen Verzögerung. Um zu verhindern, dass aufgrund der verstrichenen Zeit die damaligen Ergebnisse und Erkenntnisse nicht mehr allen Umsetzungsverantwortlichen und -beteiligten im Detail bekannt sind, empfiehlt es sich, die Lösungsansätze bereits in der Konzeptphase möglichst detailliert und genau zu beschreiben. Idealerweise erfolgt dies über sog. Projektsteckbriefe. Ein Projektsteckbrief behandelt immer ein konkretes Lösungsfeld. Zur strukturierten Abbildung des Sachverhalts wird in dem Steckbrief zuerst die Problematik ausführlich beschrieben und die erarbeiteten Lösungsfelder angeführt. Komplexe Sachverhalte werden zusätzlich mit Schemabildern und grafischen Elementen veranschaulicht. Daran anschließend werden die abgeleiteten Maßnahmen angeführt und mit Verantwortlichkeiten und Terminen hinterlegt. Zur Clusterung und Priorisierung des Lösungsfeldes empfiehlt sich, den Umsetzungsaufwand und die Wichtigkeit des Steckbriefes z.B. über ein Trendbarometer zu markieren. Durch diese detaillierten Handlungsanweisungen und Beschreibungen im Steckbrief ist gewährleistet, dass in der Umsetzungsphase eine schnelle Einarbeitung erfolgen kann und zügig mit der Problemlösung begonnen wird.

Zur zügigen Umsetzung der Maßnahmen hat sich neben der Definition eines Umsetzungsteams die externe Unterstützung bewährt. Je nach Sinnhaftigkeit werden Umsetzungsworkshops oder Einzelgespräche koordiniert und durchgeführt. Der Gesamtstand der Umsetzungsaktivitäten wird mit einer zentralen Übersichtstabelle nachgehalten. Diese wird dem Umsetzungsteam immer aktuell zur Verfügung gestellt und idealerweise alle relevanten Dokumente, der Schriftverkehr und Zwischenergebnisse mit dieser Tabelle verknüpft. Zudem werden in regelmäßigen Abständen die Effekte bewertet und Statusreports gegenüber einem definierten Steuerkreis vorgetragen.

Als weiteres wesentliches Element einer erfolgreichen Umsetzung wird nach der Abarbeitung der Maßnahmen die Kommunikation der neuen Verfahrens- und Prozesswege vorbereitet und durchgeführt. Dies ist von großer Bedeutung für das spätere "Leben" der Veränderungen in der Organisation. Dazu werden Ablaufbeschreibungen, in visueller und textlicher Form formuliert, geeignete Kommunikationsmedien festgelegt und Verteilerlisten erstellt.

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass durch die Berücksichtigung dieser Aspekte der Umsetzungserfolg signifikant erhöht wird, sich der Zeitraum maßgeblich verkürzen lässt und durch ein strukturiertes Kommunikationskonzept die Neuerungen in die gesamte Belegschaft übertragen werden und sich nachhaltig in den Köpfen der Mitarbeiter verankern.

Publikationen:

• Prozess-Benchmarking:
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Prozessklinik:
  Bereichsübergreifende Optimierung von Prozessabläufen in Unternehmen
• Auftragsabwicklungsprozess:
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Supply Chain Management:
  Optimierung der Wertschöpfungskette
• Geschäftsprozessorganisation:
  Konzepte und Fallstudien