Gestaltung eines Büro-Layouts zur Förderung des Wissenstransfers in einer Schweizer Bank - Mitarbeiterintegration im Post-Merger

Bei einer der bedeutenden Schweizer Banken kam es durch Fusion zur Zusammenführung zweier Abteilungen mit den gleichen inhaltlichen Aufgabenbereichen, die aber unterschiedliche Prozess-Strukturen aufwiesen und zu deren Unterstützung differierende EDV-Systeme eingesetzt wurden.

Es bestand die Notwendigkeit eines effizienten Wissenstransfers, da aufgrund der Größe der vormals getrennten Abteilungen eine durchgängige Vertretungsregelung im Krankheits- und Urlaubsfalle und eine Absicherung des Vier-Augen-Prinzips nicht gewährleistet waren. Dieser Wissenstransfer sollte durch die Gestaltung eines neuen Büro-Layouts unterstützt werden.

Bei der Planung des Büro-Layouts waren neben dem Primärziel des internen Wissenstransfers noch Nebenbedingungen wie räumliche Restriktionen (keine großen Umbauten möglich), Kapazitätsanforderungen (21 Mitarbeiter in fünf Räumen) sowie gesetzliche Rahmenbedingungen zu beachten.

Zu Beginn der Bearbeitung wurde den Mitarbeitern erklärt, dass das entsprechende Konzept unter Beachtung der Nebenbedingungen von den Mitarbeitern selbst gestaltet und ausgearbeitet werden solle. Hintergrund war, dass durch diese Maßnahme ein gemeinsames Vorgehen bei der Durchführung von Workshops und Teamsitzungen bedingt wurde und somit ein Schritt in Richtung Integration zwischen den beiden ehemaligen getrennten Abteilungen getan werden konnte.

Im Anschluss wurden den Mitarbeitern Bürokonzepte externer Anbieter vorgestellt und erläutert. Diese konnten dann im Rahmen einer Teamsitzung als Ausgangsbasis zur Bewertung von Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Elemente (verwendetes Mobiliar, Anordnung der Tische, Eignung als PC-Arbeitsplatz bzw. zur Unterstützung der abteilungsinhärenten Prozesse etc.) herangezogen werden.

Aufbauend auf der Diskussion und der Bewertung einzelner Elemente eines Bürokonzepts wurden dann in einer weiteren Teamsitzung Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter an ein solches Konzept herausgearbeitet. Die Zusammenstellung der gewonnenen Erkenntnisse und Anforderungen führte schließlich zu einem neuen und in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern erarbeiteten Büro-Layout.

Im Ergebnis konnte bereits durch die gemeinsame Ausarbeitung des neuen Büro-Layouts ein gewisser Grad an Integration zwischen den Mitarbeitern der Abteilung herbeigeführt werden. Diese war insbesondere darauf zurückzuführen, dass im Rahmen der Teamsitzung auch inhaltliche Aspekte der Tätigkeiten diskutiert werden mussten, um diese in Anforderungen an Gestaltung und Ausstattung übersetzen zu können. Dies führte bereits an dieser Stelle zu einem Know-how-Transfer zwischen den Mitarbeitern, so dass alle Mitarbeiter der Abteilung Kenntnis über die Aufgabengebiete und Tätigkeiten der jeweiligen Kollegen erlangen konnten.

Darüber hinaus fördert die Ausgestaltung der Büros in der Form von Gruppentischen („Inseln"), wie sie von den Mitarbeitern erarbeitet wurde, den direkten Austausch zwischen den Mitarbeitern der Abteilung. Bei entsprechender Zuordnung von Arbeitsplätzen führt dies im Rahmen des Tagesgeschäfts zu einem weiteren informellen Transfer von internem Wissen. Unterstützend wirkt dabei auch die Auswahl der Büroelemente. So wählten die Mitarbeiter große Schreibtische, da diese PC-Tätigkeiten wesentlich besser unterstützen als kleine Arbeitsplätze in Verbindung mit Stehpulten, wie sie von den Büromöbelausstattern vorgeschlagen wurden.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass sowohl das Büro-Layout als solches als auch der Prozess zur Ausarbeitung desselbigen durch die kurzen Kommunikationswege und die enge Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu einer erheblichen Erhöhung des internen Wissenstransfers geführt hat. Dies äußert sich nicht nur in kürzeren Abstimmungszeiten zwischen den Mitarbeitern, sondern insbesondere in einer hohen Problemlösungsfähigkeit und verbesserten Leistungsfähigkeit innerhalb der Gruppe.

Weiterführende Literatur

• Wissensmanagement. Ein neuer Erfolgsfaktor für Unternehmen, München 2003 (ISBN 3-931511-45-6)
• Wissensmanagement. Leitfaden zur konzeptionellen und praxisorientierten Umsetzung, 5. Auflage, München 2003 (ISBN 3-931511-28-6)
• Schnell lernende Unternehmen. Leitfaden zur Initiierung von Lernprozessen auf allen Ebenen im Unternehmen, 4. Auflage, München 2003 (ISBN 3-931511-86-3)
• Personal- und Führungskräfteaudit. Leitfaden zur Analyse des Managementpotenzials und der Problemlösungskapazität der Mitarbeiter, 6. Auflage, München 2003 (ISBN 3-931511-13-8)