Implementierung des Änderungsmanagements bei einem Maschinenbauunternehmen

Änderungsprozesse und Organisation werden gleichzeitig gestaltet

Ein erfolgreiches Änderungsmanagement beruht neben dem robusten und transparenten Änderungsprozess vor allem auf einem geeigneten organisatorischen Aufbau. In einem ersten Schritt wurden die Ziele und Leitlinien vereinbart und die für die Organisationsgestaltung notwendigen Rahmenbedingungen und Restriktionen definiert. Um die gegenseitigen Einflüsse von Änderungsprozess und Organisation effizient zu berücksichtigen, wurden beide Arbeitspakete nicht in aufeinander aufbauenden Phasen, sondern annähernd parallel bearbeitet.

Tipps zur Vorgehensweise bei der Implementierung

Die Umsetzung des Änderungsmanagements besteht im Wesentlichen aus den Arbeitspaketen Änderungsprozess und Organisation, dem Test des Änderungsmanagements sowie der Schulung der Anwender. Bereits bei der Ausarbeitung des Änderungsmanagementkonzeptes empfiehlt es sich, kontinuierlich Umsetzungsmaßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten und vorgegebenen Fristen abzuleiten. Dabei ist zwischen kurzfristigen Aufgaben, wie die Berechtigungsvergabe zur Antragstellung und den später erforderlichen Maßnahmen, wie beispielsweise die Programmierung des Änderungsmanagements und der Workflow-Test zu unterscheiden. In wöchentlichen Jours fixes mit allen Projektteammitgliedern werden die Maßnahmen und der Umsetzungsgrad diskutiert. Empfehlenswert ist dabei die Nutzung einer zentralen Projektdatei, in der die Maßnahmen und beispielsweise die Anforderungen an die Software und ihr Entwicklungsstatus dokumentiert sind. In den Wochen vor dem Pretest des Änderungsmanagements auf Basis der ERP-Lösung ist es ratsam, den Jour-fixe-Rhythmus auf zwei bis drei Meetings pro Woche anzuheben.

Implementierung des Änderungsprozesses und Anpassung der Organisation

Die Implementierung des Änderungsprozesses erfordert in erster Linie die Programmierung des Änderungsmanagements im ERP-Umfeld. Dabei werden zwei Arbeitsbereiche unterschieden, der Änderungsprozess an sich, wie beispielsweise das Anlegen des Änderungsantrags und die Steuerung der Änderungen anhand der Eingabe-Verarbeitung-Ausgabe-Systematik (EVA-Konzept), die für jeden Änderungsfall unterschiedlich sein kann. Die Programmierung startet sukzessive entsprechend der Bearbeitungsreihenfolge von Änderungen:

1. Anlegen Änderungsantrag

2. Prüfen Änderungsantrag

3. Entscheidung Änderungsantrag

4. Schreiben Änderungsauftrag

5. Durchführen und Abschluss Änderung

So kann beispielsweise die Maske zur Anlage des Änderungsantrags bereits im Zuge der konzeptionellen Gestaltung nachfolgender Prozesse von der IT-Abteilung programmiert werden. Diese autarken Elemente können auf diese Weise bereits frühzeitig auf potenzielle Schwachstellen überprüft und dementsprechend angepasst werden.

Test des Änderungsmanagements

Eine oftmals unterschätzte Bedeutung im Rahmen der Implementierung des Änderungsmanagements besitzt die Testphase. Sie untergliedert sich in den internen Test und den anschließenden Pretest mit Mitarbeitern aus den operativen Bereichen. Beim internen Test sind alle Projektteilnehmer involviert und testen das final programmierte Änderungsmanagement. Auftretende Probleme sind präzise zu dokumentieren und werden im Jour-Fixe zusammen mit der IT-Abteilung diskutiert. Ziel des internen Tests ist es, den einwandfreien Ablauf des Änderungsprozesses sicherzustellen. Optimierungen, die eher der Anwenderfreundlichkeit dienen, sollen zwar dokumentiert und soweit möglich umgesetzt werden, jedoch können diese auch noch nachträglich eingearbeitet werden. Um die Akzeptanz der Mitarbeiter für das neue Änderungsmanagement sicherzustellen, ist ein möglichst hoher Reifegrad des Änderungsprozesses für die Pretest-Teilnehmern zu ermöglichen. Zu diesem Zweck wurde ein Quality Gate vorgesehen, bei dem die Teilnehmer des internen Tests eine offizielle Abnahme des Änderungsprozesses durchführen. Anschließend startet der Pretest.

Für den Pretest wurden in dem betrachteten Unternehmen jeweils ein bis drei Personen aus den vom Änderungsmanagement betroffenen Bereichen festgelegt. Sie waren noch nicht oder wenig in die Gestaltung des neuen Änderungsprozesses eingebunden. Deshalb wurde eine Schulung angeboten, die gleichzeitig als erste Pretest-Stufe genutzt werden konnte. In der zweiten Pretest-Stufe wurden der Änderungsprozess und der Workflow umfassend anhand vorher definierter aber auch durch die Mitarbeiter individuell zu formulierende Kriterien getestet und bewertet. Mit der Abnahme bestätigten die Teilnehmer ein problemloses Arbeiten mit dem neuen Änderungsmanagement.

Schulung der Anwender

Die Schulung kann von den verantwortlichen Key-Usern aus den tangierten Bereichen durchgeführt werden, die vorher ein zentrales Coaching erfuhren. Für kleinere Unternehmen hat es sich auch bewährt, dass alle betroffenen Personen an der zentralen Schulung teilnehmen. Aufgrund der unterschiedlichen Aufgaben beim Änderungsmanagement werden zwei Schulungsumfänge angeboten.

1. Schulungen ausschließlich für Antragsteller

2. Schulungen für Bearbeiter der Änderungen

Die Inhalte der Schulung für Antragsteller umfassen allgemeine Informationen zum Änderungsmanagement (Ziel, Geltungsbereich etc.) sowie die notwendigen Eingaben zur Anlage eines Änderungsantrags. Die Schulungen für Bearbeiter der Änderungen umfassen ebenfalls die allgemeinen Informationen sowie den gesamten Änderungsprozess von der Anlage des Änderungsantrags bis zum Abschluss des Änderungsauftrags. Für einen größtmöglichen Lerneffekt dient die Schulung am konkreten IT-System.

Effektives und effizientes Änderungsmanagement

Durch ein kontinuierliches Controlling der Umsetzungsmaßnahmen sowie die enge Einbindung aller relevanten Stellen, konnte in dem betrachteten Unternehmen die Implementierung 12 Monate nach dem Projektstart zur Neugestaltung des Änderungsmanagements abgeschlossen werden.

Publikationen

• Änderungsmanagement
  Leitfaden zur Einführung eines effizienten Managements technischer Änderungen

• Personal- /Organisationsbenchmarking
  Overhead Value Analysis - Leitfaden zur bedarfsgerechten Personaldimensionierung

• Lean Management
  Leitfaden zur Einführung schlanker Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse