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Lean Management: Einkaufsprozesse schlank und erfolgreich gestalten

[12.12.2007]

Foto: sveta / fotolia.com
Im Zuge des nationalen konjunkturellen Aufschwungs sowie einiger gescheiterter Aktivitäten der Unternehmen auf dem globalen Markt, erfährt das Konzept des Lean Management einen neue Boom. Die aktuelle Finanzkrise hat gezeigt, wie schnell sich die Auswirkungen über den gesamten Globus verteilen. Daher ist eine Rückbesinnung auf die eigenen Stärken sicherlich sinnvoll. Lean Management bedeutet eine kundenorientierte Ausrichtung der gesamten Aktivitäten im Unternehmen.

Die Idee einer schlanken Organisation besitzt unverminderte Bedeutung für die Schaffung effizienter und flexibler Unternehmensstrukturen. Die Ausrichtung der Strukturen und Abläufe eines Unternehmens an den Kundenbedürfnissen dient dabei als Leitlinie der Reorganisation. Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei auch den unternehmenseigenen Stärken gelten. In den letzten Jahren sind viele Unternehmen bei der Verfolgung der Idee von schlanken und somit kostenoptimalen Strukturen über das Ziel hinaus geschossen. Nicht jede kostengünstige Variante führte zum erwünschten Ergebnis. Auch dem Trend des Outsourcings vor allem in Richtung Osteuropa und Asien zu folgen hat nicht selten zu einer Enttäuschung geführt. Die Besinnung auf die eigenen Stärken ist somit aktueller denn je.

Auch für den Einkauf gilt es dabei, auf ein schlanke aber stärkenorientierte Strategie zu achten. Der strategische Einkauf muss so aufgebaut sein, dass er mit ein paar gezielt eingesetzten Methoden die Aktivitäten auch auf dem globalen Markt strukturiert lenken kann. Dazu ist es durchaus sinnvoll, sich auf die grundlegenden Strategien und Leitlinien des Lean Management zu besinnen und diese für den Einkauf in übertragener Form anzuwenden.

Die grundlegenen Strategien des Lean Management umfassen

  • eine Ausweitung der Problemlösungskapazitäten. Übertragen auf den Einkauf gilt es, zu prüfen, welches Know-how und welche Methodenkompetenz notwendig sind, um den aktuellen Anforderungen für den globalen Markt gerecht zu werden und diese zu schulen.
  • eine Reduktion der Komplexität. Damit ist einerseits gemeint, dass die Schnittstellen-gestaltung für den Einkauf entzerrt werden sollte sowie auch das aktive Eingreifen des Einkaufs in die Produktgestaltung zur Vermeidung von Produktkomplexität. Das Advanced Purchasing bietet dazu sinnvolle Ansätze.
  • eine Anpassung des Führungs- und Controlling-Konzeptes. Die Einkaufsleitung sollte im Hinblick auf ihre Zieldefinition und -erreichung regelmäßig eine Anpassung mit der übergreifenden Unternehmensstrategie durchführen. Ebenso gilt es, ein Einkaufs-Controlling angemessen an die definierten Ziele aufzubauen und regelmäßig anzupassen. Nur so können einmal gesetzte Ziele auch erfolgreich zu Ende geführt werden.

Die gleiche Vorgehensweise gilt auch für die Übertragung der Leitlinien des Lean Managements auf die Anforderungen im Einkauf. Diese unterstützen die Professionalisierung des Einkaufs und tragen wesentlich zur Verbesserung der Wettbewerbsposition des Unternehmens bei.

Im Lean Management ist laut den definierten Leitlinien darauf zu achten, dass

  • Verschwendung und Blindleistungen in der Organisation vermieden werden. Auch im Einkauf kommt es zu Blindleistung und Verschwendung. Entweder direkt in der Ausübung der originären Tätigkeiten aber ebenso in der Definition der Beschaffungs-güter bevor diese eingekauft werden. Es ist insbesondere bei der Definition der Zulieferprodukte darauf zu achten, dass diese den vorab festgelgten Qualitätsstandards entsprechen. Dabei ist auf die Einhaltung aber auch auf die Vermeidung einer Über-Performance zu achten, was unnötige Kosten verursachen könnte.
  • schlanke Organisationsstrukturen vorherrschen. Der Einkauf sollte in seiner Personalkapazität den Beschaffungsprozessen und den -volumen angepasst sein. Dabei ist regelmäßig zu prüfen, welche Aufgaben wie und von wem durchgeführt werden. Eine Funktions- und Leistungsanalyse kann dabei Abhilfe schaffen.
  • die Mitarbeiterführung durch Standards geprägt ist. Die Mitarbeiterführung im Einkauf kann beispielsweise durch regelmäßige Zielvereinbarungsgespräche und Feedback-Runden standardisiert werden. Ebenso unterstützen regelmäßige Vergaberunden die strukturierte und zielorientierte Vergabe von Beschaffungsumfängen, indem diese transparent durchgeführt werden und von den einzelnen Einkäufern sinnvoll begründet werden müssen. Zur Aufrechterhaltung der Standards bezogen auf den Methoden-einsatz im Einkauf können gezielte und regelmäßige Schulungen beitragen.
  • das Controlling an den Prozessen ausgerichtet ist. Das Einkaufs-Controlling ist ebenso wie das Unternehmens-Controlling an den Prozessen auszurichten. Damit wird gewährleistet, dass suboptimale Strukturen aufgebrochen werden können und definierten Ziele in dem vorhandenen organisatorischen Rahmen erreicht werden können.

Das Lean Management vermag also einige sinnvolle und erfolgversprechende Anstöße für den Einkauf zu geben. Es muss lediglich grundlegend darauf geachtet werden, dass lean - also schlank - nicht gleichbedeutend ist mit einer möglichst hohen Outsourcing-Quote. Vielmehr die Besinnung auf unternehmenseigene Stärken und deren Förderung sollte im Mittelpunkt stehen. Gesunde und robuste Strukturen sind überlebenswichtig für Unternehmen, die am globalen Markt bestand haben wollen.

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