Meilensteinmodelle zur Erhöhung der Nachhaltigkeit bei Auftragsabwicklungsprojekten

Schlanke Organisationsformen führen dazu, dass ab der Abwicklung von Aufträgen entlang der Wertschöpfungskette eine Vielzahl von Abteilungen und Bereichen beteiligt sind. Oftmals reicht dies von weltweiten Vertriebsgesellschaften über die kaufmännischen und technischen Abteilungen im Unternehmen, über die Produktion bis hin zum Versand. Unterstützt werden diese Bereiche durch das Beschaffungswesen, die Konstruktion bis hin zu in- oder externen Anlagenbauern und externen Dienstleistern. Oftmals geht mit diesen komplexen Ablaufstrukturen die Abwicklung komplexer Produkte einher. So sind die Abwicklungen im Projektgeschäft dadurch gekennzeichnet, dass nicht mehr einzelne Produkte sondern Anlagen mit zahlreichen Komponenten bis hin zu aufwändiger Steuerungstechnik hergestellt und ausgeliefert werden müssen. Oftmals verbunden mit engen Terminplänen und Engpässe auf den Beschaffungsmärkten.

Im Projektgeschäft wird nahezu jeder Auftrag kundenindividuell bearbeitet und es ist sehr schwer eine mit einer Serienproduktion vergleichbare Standardisierung zu erreichen. Durch die Vielzahl an Prozessbeteiligten und die hohe Singularität der Abläufe steigt zwangsläufig der Abstimmungsaufwand, verbunden mit steigenden Durchlaufzeiten und negativen Auswirkungen auf die Lieferzeiten und Liefertermintreue. Daher stellt sich die Frage, wie komplexe Auftragsabwicklungsprozesse gemanagt werden können ohne die für diese Art von Geschäft nötige Flexibilität zu verlieren.

Einen wesentlichen Erfolgsfaktor stellen dabei Meilensteinmodelle dar, die als Messpunkte im Auftragsdurchlauf dienen. Mit einer Meilensteilsystematik lassen sich Abläufe im Auftragsdurchlauf nachvollziehbar abbilden, exakt koordinieren und mit Kennzahlen bis hin zu Quality Gates hinterlegen. Es wäre allerdings zu kurz gedacht, wenn man auf die Idee käme, alleine durch die Einführung eines solchen Meilensteinmodells liefe der Abwicklungsprozess rund und ohne Fehler. Die wesentliche Vorbedingung zur Einführung Prozess begleitender Meilensteine sind jedoch optimierte Ablaufstrukturen und Prozesse. Das TCW hat in zahlreichen Projekten bestehende Auftragsabwicklungsprozesse analysiert, optimiert und zur nachhaltigen Implementierung der neuen Abläufe diese mit Meilensteinmodellen in der Organisation verankert. Idealerweise befinden sich die Meilensteine entlang der Schnittstellen der am Auftragsdurchlauf beteiligen Organisationseinheiten.

Daher sollte für jeden dieser Funktionsbereiche ein Meilenstein definiert werden, der die relevanten Zeiten für auftragsbezogene Tätigkeiten erfasst und nachvollziehbar macht. Im Projektgeschäft müssen aufgrund des Projektcharakters eines Kundenauftrags weitere zum Teil externe Organisationseinheiten eingebunden werden, die z.B. zusätzliche Komponenten liefern oder Engineering Leistungen übernehmen. Insbesondere die Übergabe- und Rückgabepunkte an diesen Schnittstellen sollten zwingend mit Meilensteinen versehen werden.

Nach der Definition notwendiger Meilensteine lassen sich diese in einen zeitlichen Rahmen bringen und mit Soll-Durchlaufzeiten hinterlegen. Gegen diese Soll-Zeiten werden die Ist-Abläufe gespiegelt und somit die Transparenz erhöht und eine verbesserte Überwachung des gesamten Auftragsdurchlaufs auch über die eigenen Unternehmensgrenzen ermöglicht.

Nun reicht es nicht, an einer zentralen Stelle im Unternehmen die Prozessläufe zu "controllen", vielmehr bedarf es einer Verankerung des Meilensteinkonzepts in der gesamten Organisation. Dies bedingt die Einbettung in ein "Tool" oder System, das von jedem, an der Auftragsabwicklung beteiligten Mitarbeiter, genutzt wird.

In der Praxis wird daher in einer Vielzahl der Unternehmen die erarbeitete Meilensteinsystematik in eine IT-Lösung überführt, idealer Weise eingebettet in das ERP-System, in welches alle am Auftragsdurchlauf beteiligten Organisationseinheiten Einsicht nehmen können. Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, diese Informationen webbasiert darzustellen. Somit hat jeder Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Status des jeweiligen Auftrags zu ermitteln. Über zusätzliche Benachrichtigungsoptionen im Sinne eines Frühwarnsystems können z.B. bei der Überschreitung von Soll-Durchlaufzeiten nachgelagerte oder beteiligte Stellen zeitnah über Terminverschiebungen informiert werden. Dies ermöglicht das rechtzeitige Eingreifen in den Auftragsdurchlauf, um frühzeitig Lieferverzögerungen zu verhindern. Je nach Kundenwunsch lassen sich über diese Meilensteile umfangreiche Qualtiy Gates der Auftragsabwicklung implementieren.

Ergebnisse

Mit Hilfe einer einheitlichen Meilensteinsystematik und der Integration in die bestehende Systemlandschaft sowie klaren Regeln für die Informationsweitergabe können auch in "schlanken Strukturen" die wesentlichen Leistungskenngrößen im Auftragsdurchlauf wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten und Liefertermintreue deutlich verbessert werden. Gleichzeitig führt eine IT-gestützte Meilensteinsystematik zu standardisierten, stabilen und effizienten Prozessen und ermöglicht eine hohe Datenqualität im gesamten Auftragsdurchlauf.

Weiterführende Literatur

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Prozessklinik
  Leitfaden zu Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen
• Supply Chain Management
  Optimierung der Wertschöpfungskette
• Geschäftsprozessorganisation
  Geschäftsprozessorganisation Konzepte und Fallstudien
• Supply Chain Management
  Konzepte und Anwendungen