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Meilensteinsystematik in der Auftragsabwicklung

[28.06.2007]

Foto: Mimi Potter / fotolia.com
Unternehmen des Maschinenbaus müssen heute ständig wachsende Kundenanforderungen bedienen und neben ihren klassischen Produkten auch komplexe Kundenlösungen anbieten. Viele Maschinenbauunternehmen stehen daher vor einem Wandel zum Anlagenbauer, da sie bereits große Teile ihres Umsatzes über das Projektgeschäft generieren. Die Abwicklung von Kundenaufträgen im Projektgeschäft ist dadurch charakterisiert, dass nicht mehr einzelne Produkte sondern komplette Anlagen mit zahlreichen Komponenten und teilweise komplexer Steuerungstechnik hergestellt und ausgeliefert werden. Dies erfordert eine systematische, IT-gestützte Koordination des gesamten Auftragsabwicklungsprozesses.

Da im Projektgeschäft nahezu jeder Auftrag kundenindividuell bearbeitet wird, ist es äußerst schwierig eine mit der Serienproduktion vergleichbare Standardisierung der Auftragsabwicklungsprozesse zu erreichen. Zudem sind im Projektgeschäft meist vielfältige und unternehmensübergreifende Organisationseinheiten eingebunden, die die Anzahl der Schnittstellen im Auftragsdurchlauf erhöhen und koordiniert werden müssen. Daraus resultiert in der Regel hoher Abstimmungsaufwand und lange Auftragsdurchlaufzeiten, die sich negativ auf Lieferzeiten und Liefertermintreue auswirken. Dennoch lassen sich auch im Projektgeschäft die oft sehr komplexen Auftragsabwicklungsprozesse standardisieren, ohne dass dabei die Möglichkeiten eingeschränkt werden, auf Kundenanforderungen individuell einzugehen.

In der Praxis hat es sich bewährt, Auftragsabwicklungsprozesse in sogenannte Meilensteine aufzuteilen. Mit einer Meilenstein-Systematik lassen sich Abläufe im Auftragsdurchlauf transparent abbilden, exakt aufeinander abstimmen und mit eindeutigen Kennzahlen hinterlegen. Das TCW hat in zahlreichen Projekten bestehende Auftragsabwicklunsprozesse analysiert, optimiert und mit einer Meilensteinsystematik versehen. Die Meilensteine werden dabei bereits nach kurzer Zeit Bestandteil einer einheitlichen Sprache im Unternehmen für alle am Auftragsabwicklungsprozess beteiligten Organisationseinheiten. Die Definition und Beschreibung dieser Meilensteine sollte wohl überlegt stattfinden und möglichst an den Schnittstellen der am Auftragsdurchlauf beteiligten Organisationseinheiten positioniert werden.

Typischerweise durchläuft ein Kundenauftrag dabei die Organisationseinheiten Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Produktion und Versand. Im Projektgeschäft müssen aufgrund des Projektcharakters eines Kundenauftrags jedoch weitere Organisationseinheiten eingebunden werden, die z.B. zusätzliche Komponenten liefern oder Engineering Leistungen übernehmen. Insbesondere die Übergabe- und Rückgabepunkte an diesen Schnittstellen sollten mit Meilensteinen versehen werden, in denen die Ist- und Soll-Zeiten vermerkt werden. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht eine verbesserte Überwachung des gesamten Auftragsdurchlaufs.

In der Praxis hat eine Vielzahl der Unternehmen diese Meilensteinsystematik in ein IT-Tool zu überführt, in welches alle am Auftragsdurchlauf beteiligten Organisationseinheiten Einsicht nehmen können. Dabei stellt jeder verbindliche Meilenstein im Auftragsdurchlauf einen definierten Zeitpunkt dar, der in den entsprechenden IT-Systemen wie zum Beispiel SAP erfasst wird und zugänglich sein muss. Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, diese Informationen Web-basiert darzustellen. Somit hat jeder Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit in den Auftragsdurchlauf Einsicht zu nehmen und den aktuellen Status zu ermitteln. Über zusätzliche Benachrichtigungsoptionen im Sinne eines Frühwarnsystems können beim Überschreiten von Soll-Durchlaufzeiten nachgelagerte oder beteiligte Stellen zudem zeitnah informiert werden. Dies ermöglicht das zeitnahe Eingreifen in den Auftragsdurchlauf um frühzeitig Lieferverzögerungen zu verhindern.

Ergebnisse

Mit Hilfe einer Meilensteinsystematik, einheitlichen Sprachregelungen für diese Meilensteine sowie klaren Regeln für die Informationsweitergabe können die wesentlichen Leistungskenngrößen im Auftragsdurchlauf wie Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten und Liefertermintreue deutlich verbessert werden. Gleichzeitig führt eine IT-gestützte Meilensteinsystematik zu stabilen und effizienten Prozessen und ermöglicht eine hohe Datenqualität. Dadurch lassen sich bei Maschinen- und Anlagenbauern mit sehr individueller Fertigung die Durchlaufzeiten um bis zu 25% reduzieren und die Liefertermintreue um bis 20% erhöhen. Auch die Bearbeitungszeiten können signifikant reduziert werden.

Literatur:

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