Softwareunterstützte Optimierung der Auftragsabwicklung

Ausgangssituation

Ein international agierendes Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus sah sich mit der Tatsache konfrontiert, dass stetig zunehmende Auftragszahlen intern zusehends schlechter abgewickelt wurden und sich dadurch die Lieferzeiten gegenüber den Kunden signifikant erhöhten. Auch über kurzfristige Stellhebel wie Mehrarbeit und Leiharbeit innerhalb der bestehenden Unternehmensabläufe konnten diese Herausforderungen nicht bewältigt werden. Ein weiteres Handlungsfeld war die mangelnde interne Transparenz über den Auftragsstand und Auftrags­durchlauf. Ein in die Jahre gekommenes Tool zur Verfolgung der Aufträge wurde den gestiegenen Anforderungen insbesondere aufgrund der Verschiebung des Auftragsspektrums vom Maschinen- zum komplexen Anlagenbau nicht mehr gerecht. Als Ausweg aus dieser Problematik wurde eine umfassende Optimierung der langjährig gewachsenen Abwicklungsprozesse als sinnvoll erachtet.

Vorgehensweise

Zu Beginn des Projekts wurde eine umfangreiche Problemanalyse durchgeführt, die insbesondere auf die Schnittstellen zwischen den am Auftragsdurchlauf beteiligten Funktionen wie Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Produktion und Versand fokussierte. Aufgrund des hohen Verflechtungsgrads bestand zwischen den Bereichen starker Abstimmungs- und Koordinationsaufwand, verbunden mit negativen Auswirkungen auf die Lieferzeiten und Liefertreue. In einem ersten Schritt wurden durch den Einsatz von Methoden wie Schnittstellenanalysen und Top-Ten-Listen die wesentlichen Problemfelder zügig herausgearbeitet. Übergreifende Probleme wurden im Rahmen von Vertiefungsworkshops analysiert. An die Problemanalyse schlossen sich Optimierungsworkshops entlang der Schnittstellen im Auftragsprozess an. Zu den schnittstellenspezifischen und ?übergreifenden Problemfeldern wurden Lösungsansätze erarbeitet, die in Form von Projektsteckbriefen dokumentiert wurden. Die Projektsteckbriefe beinhalteten konkrete Anweisungen zur Problemlösung, benannten die verantwortlichen Mitarbeiter, spezifizierten Termine und zeigten die abgeschätzten Effekte. Auf Basis der Projektsteckbriefe wurde im Anschluss ein einheitlicher Soll-Ablauf für den gesamten Auftragsdurchlauf definiert und dieser in Meilensteine aufgegliedert, die als Messpunkte im Auftragsdurchlauf dienten. Mit Hilfe dieser Meilensteinsystematik konnten die Abläufe im Auftragsdurchlauf transparent abgebildet, exakt aufeinander abgestimmt und mit eindeutigen Kennzahlen hinterlegt werden. Die Konzeption des Soll-Prozesses sowie die Definition der Meilensteine erfolgten in Vorbereitung an die spätere Einbettung in ein IT-gestütztes Auftragsverfolgungstool. Über diese IT-Lösung hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, den aktuellen Status des jeweiligen Auftrags zu ermitteln. Über zusätzliche Benachrichtigungsoptionen im Sinne eines Frühwarnsystems können bei der Überschreitung von Soll-Durchlaufzeiten an einem Meilenstein nachgelagerte oder beteiligte Stellen zeitnah über Terminverschiebungen informiert werden. Dies ermöglicht das Reagieren und rechtzeitige Eingreifen in den Auftragsdurchlauf um Problemen in der Abwicklung entgegenwirken zu können.

Durch das Zusammenwirken der Ansätze aus der Prozessoptimierung sowie der IT-gestützten Meilensteinsystematik konnte der optimierte Auftragsabwicklungsprozess nachhaltig in der Organisation verankert werden.

Ergebnisse

Durch eine einheitliche Meilensteinsystematik und die Integration in die bestehende Systemlandschaft sowie klare Regeln für die Informationsweitergabe konnten die wesentlichen Leistungskenngrößen im Auftragsdurchlauf deutlich verbessert werden.

Im Einzelnen wurden folgende Ergebnisse erzielt:

• Verkürzung der  Durchlaufzeiten in der Auftragsabwicklung um über 30 Prozent,
• Reduktion der Bearbeitungszeiten um 25 Prozent,
• klare Definition der Verantwortlichkeiten durch Erarbeitung einer Schnittstellendefinition und Einbettung in den Soll-Prozess,
• signifikante Erhöhung der Auftragstransparenz über Einführung eines EDV-gestützten, meilensteinbasierten Auftragsverfolgungstools.

Als wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Optimierung stellte sich die Verknüpfung und Einbettung der Ansätze zur Prozessoptimierung in ein IT-Tool dar. Dadurch wurde die Umsetzung der Ideen und der "Goalive-Prozess" maßgeblich forciert und eine nachhaltige Verankerung in der Organisation und Akzeptanz in der Belegschaft gefördert.