Operatives F&E Controlling

Black Box Forschung & Entwicklung

Deutschland hat eine lange Tradition im Bereich Spitzenforschung und große Investitionssummen in diesem Bereich sollen langfristig dafür sorgen, diese Spitzenposition zu halten und sogar auszubauen. Trends wie kürzere Produkt- und Technologielebenszyklen sorgen bei Hochtechnologieunternehmen für steigende Ausgaben im Bereich Forschung und Entwicklung. Nicht selten jedoch steckt das F&E Controlling und die damit verbundene Transparenz über die Entwicklungsaktivitäten der Unternehmen noch in den Kinderschuhen. Als Schnittstelle zu den Unternehmensfunktionen Projektmanagement und Geschäftsführung, liefert das F&E Controlling einen wertvollen Beitrag für Entscheidungen über die strategische Ausrichtung sowie des Entwicklungsportfolios. In Zeiten knapper Budgets und Engpässen bei personellen Mitteln ist ein effizienter Einsatz von Ressourcen ein Schlüsselfaktor für erfolgreiche Unternehmensführung.

Gerade im operativen Bereich des F&E Controllings sind bei vielen Unternehmen jedoch noch große Defizite zu verzeichnen. Eine heterogene, zergliederte Landschaft von verschiedenen IT-Lösungen war in zahlreichen Unternehmen bisher die Folge. Mangelhafte Schnittstellenkompatibilität und stark verteilte Kompetenzen schaffen eine Umgebung der Intransparenz und verhindern ein effizientes Monitoring und ein effektives Steuern und Koordinieren der einzelnen F&E Aktivitäten. Gekennzeichnet ist diese Art des F&E Controllings durch ein hohes Maß an Parallelarbeit. Controlling und Entwicklung sind aufgrund unterschiedlicher Betrachtungsweisen durch ein hohes Konfliktpotential und mangelnden Kooperationswillen geprägt. Erhebliche finanzielle Auswirkungen können gerade im Bereich der Forschung und Entwicklung die Folge sein und so langfristig den Unternehmenserfolg gefährden. Eine Gratwanderung stellt auch das F&E Controlling selbst dar: Eine zu restriktive und enge Führung innerhalb der Entwicklungsbereiche kann das kreative Potential hemmen und führt nicht selten zu einseitigen, zu sehr auf kurzfristig monetäre Ziele ausgerichtete Strategien. Dies kann in frühen Entwicklungsstadien zu Abbrüchen vielversprechender Technologieprojekte führen und somit die zukünftige Wettbewerbsposition gefährden.

Modularer Aufbau erhöht Akzeptanz und Flexibilität

Um diese Risiken zu vermeiden, wurde in Projekten mit mehreren deutschen Technologieunternehmen ein Lösungskonzept erarbeitet. Entstanden ist ein Konzept, das Kompetenzen bündelt, Schnittstellen harmonisiert und Möglichkeiten enthält, auf schlanke Art und Weise Daten von Maßnahmen und Projekten zentral zu sammeln und auszuwerten. Durch diese kurzen Regelkreise in Kombination mit maßgeschneiderten Softwarelösungen, die existierende Informationsbrüche überbrücken, konnten die einschlägigen Probleme behoben werden. Durch das entwickelte Konzept können nun von großen Entwicklungsprojekten wie einer Produktneuentwicklung, bis hin zu Mikroprojekten im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses durch Mitarbeitervorschläge sämtliche Aktivitäten erfasst, nachgehalten und gesteuert werden. Um die Transparenz und Steuerfähigkeit zu erhöhen, wurden die F&E Projekte bis auf die Maßnahmenebene heruntergebrochen.

Anwendungsmöglichkeiten bestehen daher sowohl für die Abbildung einer bestehenden F&E Aktivitätenlandschaft als auch für Kostenoptimierungsprogramme wie beispielsweise die Produktkonferenz.

Die Module beinhalten die Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datenanalyse und –evaluation sowie ein Monitoring zur Steuerung der Projekte. Die Datenerfassung wird mit Hilfe von standardisierten, jedoch hochflexiblen und somit für verschiedenste Einsatzzwecke konzipierten Business Case Vorlagen ausgeführt. Aufbauende auf der Business Case Berechnung werden mit diesen Angaben die zukünftigen diskontierten Einnahmen den einmaligen Investitionen und laufenden Kosten gegenübergestellt. So kann mit Hilfe einer Net-Present-Value sowie IRR-Betrachtung die Rentabilität einzelner oder mehrerer F&E Projekte ermittelt werden. Daneben können die Auswirkungen von Abweichungen bezüglich Kosten, Zeit und Qualität mit in die Business Case Betrachtung aufgenommen werden, um Rückschlüsse auf die Ergebniswirksamkeit zu erzielen. Auch hier kann eine fachgerechte Softwareunterstützung Konsistenz fördern und Inhalte managementgerecht aufbereiten. So wird das Management zeitnah über die aktuelle F&E Situation informiert.

Das Modul Datenanalyse und – evaluation umfasst die zentrale Kalkulationseinheit, die automatisiert über definierte Schnittstellen die Daten aus der Datenbank importiert. Eine parallele Risikoanalyse und technische Bewertungsindices fließen in die Berechnung mit ein. Die Ergebnisse werden für ein umfangreiches Reportinginstrumentarium verwendet. Dadurch sind Auswertungen sämtlicher Detaillierungsebenen, die sich exakt auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens beziehen, möglich.

Mit schrittweiser Implementierung zum nachhaltigen Erfolg

Da die F&E Controlling Software an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden muss, ist während der Implementierungsphase ein hoher Abstimmungsbedarf einzuplanen. Dementsprechend sind zunächst Schnittstellen und Verantwortlichkeiten für den gesamten Implementierungsvorgang zu definieren. Bei der Einführung einer bereichsweiten Softwarelösung handelt es sich um einen komplexen Prozess. Folglich sollte die Softwareimplementierung zunächst als Pilotprojekt in einem einzelnen Entwicklungsprojekt erfolgen. Die einzuführende Lösung kann so unter realen Bedingungen getestet werden. Gleichzeitig wird das Risiko begrenzt und eine spätere, flächendeckende und fehlerfreie Einführung vorbereitet.

Akzeptanz durch Mitarbeiterschulungen generieren

Effektive Mitarbeiterschulungs- und Trainingskonzepte sind ein wichtiger Baustein um F&E Controlling-Software erfolgreich einzuführen. Ein duales System aus Schulungen und online-basierten Trainingseinheiten, die verpflichtend von den jeweiligen Benutzergruppen absolviert werden müssen, gilt hier als wegweisend. Um das Potenzial von Intensivnutzern zu steigern, sollte zudem ein vertieftes Schulungskonzept angeboten werden. Updates und Add-ons der ursprünglichen Softwarelösung erfordern außerdem eine Auffrischung der Schulungen.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter stellt einen bedeutenden Erfolgsfaktor für die Einführung von Softwarelösungen dar. Eine unternehmensweite Kommunikationsstrategie ist in diesem Zusammenhang unerlässlich. Mitarbeiter befürchten häufig einen Mehraufwand durch neue Prozesse und Softwarelösungen. Der konkrete Nutzen der entwickelten Controlling Software muss also klar kommuniziert werden. Des Weiteren sollte verdeutlicht werden, dass durch die Einführung einer F&E Controlling Applikation keine Handlungsspielräume eingeschränkt werden. Vielmehr ist es das Ziel, in einem übergreifenden und einheitlichen Tool, Transparenz über aktuelle F&E Projekte zu schaffen.

Um die Akzeptanz und das Engagement der Nutzer zu fördern, ist es außerdem notwendig, User Feedback zu sammeln, aufzuarbeiten und an den Softwareentwickler weiter zu kommunizieren. So wird die Software im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses weiterentwickelt. Nach erfolgreicher Implementierung in der ersten Geschäftseinheit, wird die Softwareeinführung auf den F&E Bereich des gesamten Unternehmens entsprechend ausgeweitet.

Flächendeckende Einführung verspricht hohe Potenziale

Durch die Einführung des operativen F&E Controlling Systems konnten beispielsweise die Gesamtkosten der F&E im Pilotbereich um 11% reduziert werden. Dies hängt maßgeblich mit den kürzeren Reaktionszeiten und dem Ergreifen von steuernden Maßnahmen bis hin zum vorzeitigen Teilprojektabbruch zusammen. Durch die kürzeren Regelkreise war es ebenfalls möglich, die Termintreue der F&E Projekte um 41% zu steigern. Größere Potenziale sind bei einem flächendeckenden Einsatz des Systems zu erwarten. Grund dafür sind die mitunter interdependenten Projekte. Die Prognosegenauigkeit konnte vor diesem Hintergrund um 106% auf 72% gesteigert werden.

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