Referenzprozessmodelle helfen bei der Einführung von ERP-Systemen

ERP-Systeme bilden das Rückgrat eines Unternehmens und sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Viele Unternehmen, gerade auch im Mittelstand, stehen vor der Herausforderung, dass langjährig gewachsene und weiterentwickelte ERP-Systeme an Grenzen stoßen, sei es aufgrund der Erreichung von Leistungsschranken oder aufgrund von alten Soft- oder Hardwarestandards, die nicht mehr oder nur unter großen Anstrengungen aktualisiert werden können. Verbunden mit dem Modernisierungsbedarf der IT-Systeme stellt sich die Frage, wie mit den bestehenden Unternehmensabläufen und -prozessen umgegangen werden soll. Ein bewährtes und erfolgsversprechendes Vorgehen liegt darin, parallel zur Auswahl des ERP-Systems die Geschäftsprozesse zu optimieren. ERP-Referenzprozessmodelle helfen dabei, die Sollabläufe an dem Aufbau und der Konzeption der ERP-Lösungen zu orientieren und liefern ein praktikables Gerüst zur Modellierung der Unternehmensprozesse.

Zahlreiche ERP-Einführungsprojekte haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, im Zusammenhang mit der Einführung von ERP-Systemen die Prozesslandschaft des Unternehmens grundlegend zu optimieren. Neben den generellen Zielen, wie Verbesserung der Prozesszeiten, der Prozessdurchgängigkeit sowie der Prozessqualität, empfiehlt sich in diesem Kontext die Orientierung der Sollprozesse möglichst nah an ERP-typischen Referenzprozessen. Auch wenn sich die verschiedenen ERP-Systeme in den inneren Programmierumgebungen (Programmiersprachen, Datenbanken, Betriebssysteme) unterscheiden, so haben sie aus Sicht der Anwender die gleichen Funktionen zu erfüllen. Die Rechnungsstellung zum Beispiel erstellt die Kundenrechnung unter Berücksichtigung notwendiger Vorgaben, ganz gleich in welcher Programmiersprache das System programmiert wurde. Daher ist es sehr vorteilhaft, bei der Prozessmodellierung auf die „Standardprozesse in ERP-Systemen“ zurückzugreifen. Um dies zu erreichen, empfiehlt TCW ein mehrstufiges Vorgehen.

In einem Strukturierungsworkshop wird dazu als erster Schritt die Unternehmens-Prozesslandschaft als Basis, für weitere Detailworkshops erarbeitet und auf Ebene der Hauptprozessschritte abgebildet. Um eine strukturierte Abbildung der Prozesse zu gewährleisten, erfolgt eine Clusterung entlang der Geschäftsprozesse. So kann beispielsweise eine Unterteilung in Prozesse des Vertriebs, Produktionsprozesse, Prozesse im Projektmanagement, Einkaufsprozesse, Serviceprozesse, Prozesse im Rechnungswesen und der Kostenrechnung bis hin zu Prozessen im Personalwesen vorgenommen werden. Anschließende Detailworkshops dienen der detaillierten Erfassung der Ist-Abläufe. Bereits in diesem Stadium werden identifizierte Handlungsfelder in den Prozess gespiegelt sowie erste Ansatzpunkte zur Verbesserung vermerkt. Die anschließende Sollprozessmodellierung berücksichtigt Aspekte aus ERP-typischen Referenzprozessen und Referenzprozessmodellen, sowie allgemeine und prozessspezifische Optimierungsansätze. Parallel dazu werden die, zur Optimierung notwendigen Maßnahmen in Maßnahmenplänen fixiert sowie Termine und Verantwortlichkeiten definiert. Durch die vorherige Prozessoptimierung wird gewährleistet, dass bei der ERP-Neueinführung der unternehmensindividuelle Anpassungsaufwand von Softwarelösungen, wenn nicht auf Null, so dennoch maßgeblich reduziert und auf Lösungen möglichst nah am Standard zurückgegriffen werden kann. Auch im Hinblick auf spätere Updates der ERP-Software ist dies von großem Vorteil.

Zahlreiche ERP-Auswahlprojekte haben gezeigt, dass durch die Berücksichtigung von ERP-Referenzprozessen sich die Anzahl unternehmensspezifischer Anpassungen bei der Softwareimplementierung deutlich reduzieren lässt. So wird die Abbildung und Realisierung eines Großteils der gewünschten Funktionen durch Konfiguration des Systems ohne aufwändige Anpassungsprogrammierungen ermöglicht. Daraus ergibt sich eine Verkürzung der Systemimplementierungszeit um bis zu 30% mit dem Vorteil einer signifikant verbesserten Release- und Updatefähigkeit des ERP-Systems.

Weiterführende Literatur

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Prozessklinik
  Leitfaden zur Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Supply Chain Management
  Optimierung der Wertschöpfungskette
• Geschäftsprozessorganisation
  Geschäftsprozessorganisation Konzepte und Fallstudien