Time to Customer: Bildung von Auftragsabwicklungssegmenten im Maschinenbau

Das untersuchte Unternehmen ist als Tochterunternehmen in das Zuliefernetz eines bekannten deutschen Maschinenbauers eingebunden. Der Mutterkonzern stellt den primären Kunden dar. Dennoch gilt die Anforderung, zu marktfähigen Preisen und Bedingungen zu liefern. Aufgrund historisch gewachsener Strukturen und der Anbindung an die Zentrale war die Auftragsabwicklung von zahlreichen Schnittstellen geprägt. Dies führte gemeinsam mit dem Prinzip der Orientierung am komplexesten Fall, der geringen Transparenz über den Auftragsfortschritt sowie der streng sequenziellen Abarbeitung der Aufträge zu hohen Durchlaufzeiten. Zur Erfüllung der Zielsetzung einer Reduzierung der Durchlaufzeiten in der Auftragsabwicklung bei gleichzeitiger Steigerung der Termintreue wurde ein schnittstellenübergreifendes Projekt initiiert.

Die Projektziele sollten insbesondere durch eine erhöhte Prozessorientierung innerhalb der Auftragsabwicklung erreicht werden. Dazu wurden im Rahmen eines GENESIS-Workshops die Übertragung des Konzepts der Auftragsabwicklungssegmentierung geprüft und verabschiedet sowie autonome Auftragsabwicklungssegmente gebildet. Zunächst erfolgte eine Typologisierung der im operativen Geschäft vorkommenden Auftragsarten. Hierbei konnten zwei grundsätzlich divergierende Auftragstypen, der Standard- und der Sonderauftrag, identifiziert werden. Der Sonderauftrag unterscheidet sich vom Standardauftrag insbesondere durch einen vorausgehenden Anfrage- und Angebotsprozess sowie einen erhöhten Abstimmungsaufwand mit dem Kunden. Durch diese Aufteilung kann der Standardauftrag im Sinne einer "Fast Lane" schnell abgewickelt werden und orientiert sich nicht mehr am komplexesten Fall, was in einer erheblichen Senkung der Durchlaufzeit resultiert. Anschließend wurden gemäß der benötigten Funktionen Teams zusammengestellt, die entsprechend teilautonomer Arbeitsgruppen agierten. Die auf diese Weise entstandenen Auftragsabwicklungssegmente zeichnen sich durch eine ganzheitliche Auftragsbearbeitung und klare Zuordnung der Verantwortlichkeit aus. Sie integrieren Funktionen wie Angebotserstellung und Kalkulation, Auftragssteuerung und Terminüberwachung, Arbeitsvorbereitung und NC-Programmierung bis hin zum Reklamationsmanagement. Die Auftragsabwicklungssegmente ermöglichen so ein frühzeitiges Erkennen unvollständiger Aufträge, ein durchgängiges Termincontrolling sowie den Abbau von Schnittstellen.

Die Umsetzung der Prozess-Reengineering-Aktivitäten im indirekten Bereich des Zulieferwerks konnte innerhalb von 2,5 Monaten abgeschlossen werden. Dies gelang durch ein konsequentes Controlling der verabschiedeten Maßnahmenpakete. Die Ergebnisse lassen sich sehen. So konnte die Durchlaufzeit um über 80 Prozent verkürzt und die Schnittstellen um 60 Prozent gesenkt werden. Das ausgewiesene ergebniswirksame Potenzial belief sich auf 300.000 EUR.

Weiterführende Literatur:

• Produktivitätsmanagement. Handbuch zur Einführung eines kurzfristigen Produktivitätssteigerungsprogramms mit GENESIS, 2. Aufl., München 2002 (ISBN 3-931511-12-X)
• Produktivitätsverbesserung. Leitfaden zur Einführung eines Programms zur kurzfristigen und permanenten Produktivitätssteigerung, 4. Aufl., München 2003 (ISBN 3-931511-95-2)
• Schnell lernende Unternehmen. Leitfaden zur Initiierung von Lernprozessen auf allen Ebenen im Unternehmen, 4. Aufl., München 2003 (ISBN 3-931511-86-3)
• Auftragsabwicklungsprozess. Leitfaden für eine kundenorientierte Neugestaltung des Auftragsabwicklungsprozesses, 9. Aufl., München 2003 (ISBN 3-929918-86-2)
• Auftragsabwicklungssegmente. Kundenorientierung und Teambildung in der Auftragsabwicklung, München 1999 (ISBN 3-931511-57-X)