Einkaufsoptimierung durch Massendaten
[06.02.2020]
Ausgangssituation: fehlende Kapazitäten zur Einkaufsoptimierung
Im Fallbeispiel handelt es sich um ein amerikanisches, mittelständisches Unternehmen aus der High-Tech Branche, welches seit der Elektronikkrise mit roten Zahlen zu kämpfen hatte. TCW wurde damit beauftragt, das Unternehmen in unterschiedlichen Bereichen wieder zukunftsfähig zu gestalten. Mit den ersten Gesprächen zeigte sich, dass das Unternehmen vor verschiedenen Herausforderungen stand: Lange Lieferzeiten der Einkaufsartikel hatten auch nach dem Ende der Elektronikkrise dazu geführt, dass das Unternehmen Produktionsaufträge nicht annehmen konnte. Damit blieben Produktionskapazitäten ungenutzt und die geplanten Umsätze konnten nicht erreicht werden. Zusätzlich war das Unternehmen durch eine hohe Variantenvielfalt bei kleinen Losgrößen und verhältnismäßig kleinen Einkaufsvolumina pro Warengruppe geprägt. Dies erschwerte eine optimale Einkaufspreisgestaltung und der Materialkostenanteil stieg stetig. Darüber hinaus wurden Produktinnovationen in den vorangegangenen Jahrzehnten nicht konsequent verfolgt, was dazu führte, das zahlreiche Produkte auf Basis von alten Produktdesigns hergestellt wurden. Dies bereitete einerseits Probleme im Einkauf, da teils nur noch wenige Lieferanten die notwendigen Komponenten für die Produkte zur Verfügung stellen konnten, andererseits führten die veralteten Produktdesigns dazu, dass keine weitergehenden Automatisierungskonzepte umgesetzt werden konnten. Um in dieser Konstellation schnelle und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen, wurde ein TCW Einkaufscheck durchgeführt, der verdeutlichte, dass mit einer optimierten Global Sourcing basierten Einkaufsstrategie, die Beschaffungskosten um mehr als 30% gesenkt werden könnten.
Dabei wurde auch deutlich, dass 95% der aktuellen Lieferanten im eigenen Land zu finden waren – Lieferanten aus dem asiatischen Raum waren nicht zu finden. Dies war einerseits der Einstellung einiger Entscheidungsträger in unterschiedlichen Abteilungen geschuldet, andererseits fehlten insbesondere die Kapazitäten und Möglichkeiten im Einkaufsbereich, um eine umfassende auf Massendaten beruhende Analyse und Auswahl der Lieferanten durchzuführen.
Projektvorgehensweise: Massendaten und gezielte Lieferantenkommunikation
Um eine möglichste schnelle, aber auch nachhaltige Hebung der Einkaufspotenziale zu gewährleisten, setzte TCW auf einen mehrstufigen Ansatz. Zunächst wurde gemeinsam mit den Abteilungen ein Projektleitfaden erarbeitet, der auch ein Kommunikationskonzept enthielt, um Vorbehalte gegen die Vorgehensweise, insbesondere für den Einbezug asiatischer Lieferanten, entgegenzuwirken. In regelmäßigen Abständen fanden außerdem Meetings mit dem Projektteam statt, um aktuelle Entwicklungen zu besprechen.
Danach erfolgte die zielgerichtete Aufteilung des Einkaufsvolumens in Warengruppen. Anschließend wurden die warengruppenspezifischen Beschaffungsmärkte identifiziert und über Internetrecherche, interne und externe Datenbanken, Selbstauskünfte und Bedarfsanfragen eine Vielzahl an Daten für Lieferanten zusammengetragen. Mithilfe systematischer Datenanalyse auf Basis technischer, wirtschaftlicher und qualitativer Auswahlkriterien wurden Lieferanten für eine spezifischere Datenanalyse identifiziert.
Im nächsten Schritt wurden konkrete Angebote von den ausgewählten Lieferanten eingeholt, um eine verbesserte Abschätzung des Potenzials zu ermöglichen, aber auch um potenzielle Risiken für die Lieferkette zu identifizieren, die sich unter anderem bei asiatischen Lieferanten durch teils längere Lieferzeiten ergeben könnten. Darüber hinaus wurden die Kosten für Transport, Zölle und Steuern, die einen erheblichen Anteil an den Gesamtbezugskosten ausmachen können, zusätzlich erfasst und bewertet.
Auch in der sich anschließenden Qualifikationsphase für neue potenzielle Lieferanten konnte TCW erfolgreich unterstützen. Zur Qualitäts- und Anforderungsprüfung wurden Prototypen der jeweiligen Lieferanten angefragt und getestet sowie im Zuge dessen die Lieferantenbewertungen stetig angepasst. Dies ermöglichte eine kontinuierliche Überwachung der Erfolgswirksamkeit und Umsetzung der Potenziale.
Ziel erreicht: nachhaltige Sicherung von Einkaufspotenzialen
Im Rahmen des Projektes konnte das Unternehmen mit Hilfe der Unterstützung von TCW, die Einkaufskosten bei einem Einkaufsvolumen von über 30 Millionen USD im Durchschnitt um mehr als 37% reduzieren. Basierend auf der strategischen Analyse von Massendaten konnten unter anderem Zwischenhändler übersprungen und Produkte direkt vom Hersteller bezogen werden, was einen wesentlichen Bestandteil der Einsparungen bildete. Durch die systematische Analyse konnte auch die Zeit zur Identifikation anderer geeigneter Lieferanten um mehr als ein Viertel reduziert werden.
Beratungsleistungen
Publikationen
- Einkaufspotenzialanalyse
Programme zur partnerschaftlichen Erschließung von Rationalisierungspotenzialen - Global Sourcing
Leitfaden zur Erschließung internationaler Beschaffungsquellen - Gestaltung von Online-Auktionen im Einkauf
Eine theoretische und empirische Untersuchung