Einsatzmöglichkeiten von Softwarerobotern
[12.02.2020]
Automatisierung bestehender Backoffice-Prozesse
Im aktuellen Fallbeispiel handelt es sich um ein Unternehmen aus der Finanzbranche. Im Backoffice des Unternehmens werden die operativen Unterstützungssysteme für Services erstellt, verwaltet und bereitgestellt. Backoffices stehen immer unter Druck, die Kosten einzudämmen, aber die Kosteneffizienz mit anderen Leistungsanforderungen wie Service Excellence, Business Enablement, Skalierbarkeit, Flexibilität, Sicherheit und Compliance in Einklang zu bringen. Das Unternehmen betraute die Unternehmensberatung TCW bei der Automatisierung der Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Hohe Kosten bei geringer Effizienz
Das in der Fallstudie betrachtete Unternehmen ist eine eigenständige Tochtergesellschaft einer deutschen Investmentgesellschaft und fungiert als Backoffice für die Abwicklung der Kundenaufträge. Mit 800 Mitarbeitern wird das Aufgabenspektrum der Neuanlage von Kundendepots und deren Verwaltung sowie die Buchung von Orders im Auftrag der jeweiligen Filialbanken durchgeführt. Das Unternehmen agiert somit als Komplettdienstleister für Filialbanken in Finanzdienstleistungsangelegenheiten. Zum Zeitpunkt des Projektbeginns zeigten die starken Wachstumszahlen im Investmentbanking rückläufige Tendenzen. Die aufgebauten Kapazitäten und die dabei gewählten Organisationsformen erwiesen sich als nicht flexibel genug für die effiziente Abwicklung geringerer Auftragsstückzahlen mit hoher Schwankungsbreite. Im Wettbewerbsumfeld drückten zudem die hohen Kosten der üppig und für hohe Stückzahlen dimensionierten Backoffices auf das Betriebsergebnis und lenkten den Fokus für Kostenreduzierungen auch auf das Backoffice und die dort definierten Arbeitsabläufe. Um die Bachoffice-Tätigkeiten effizienter zu gestalten, entschied sich das Unternehmen, leichte IT zu implementieren. Diese Technologie wird als "leichtgewichtig" bezeichnet, da sie billig, leicht verfügbar und der Entwicklungsprozess von Experimenten und Innovationen geprägt ist.
Produktivitätssteigerung durch Robotic Process Automation
Die Initiative wurde vor allem durch den Wunsch getrieben, die Geschäftsprozesse der Bank zu erneuern. Robotic Process Automation wurde ausgewählt, weil die erforderlichen Investitionen gering und die Aussicht auf schnelle Ergebnisse gegeben waren.
Die Hauptziele von Robotic Process Automation sind:
- die Automatisierung von einfachen, hochvolumigen, regelbasierten Aufgaben und die daraus resultierende Freisetzung von Zeit und kognitiven Fähigkeiten der Mitarbeiter,
- die Sicherstellung von schlanken und standardisierten Geschäftsprozessen,
- die Generierung von digitalen Daten,
- die Reduzierung der Fehlerhäufigkeit und
- die schnelle Entwicklung und Implementierung der automatisierten Geschäftsprozesse in die bestehende IT-Landschaft.
Implementierung von Robotic Process Automation
Zunächst wurde, kurz nach dem Start des Projektes, gemeinsam mit dem Unternehmen ein Robotic Process Automation-Team gegründet. Die Zusammensetzung des Teams war ausschlaggebend für die erfolgreiche Umsetzung. Seitens des Unternehmens wurden Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, die mit den Geschäftsprozessen vertraut waren. Das Team wurde durch Mitarbeiter vom TCW abgerundet. Ziel war es, nach erfolgreicher Implementierung, für die Weiterführung der Technologie ausschließlich interne Ressorucen einzusetzen. Es wurden alle Geschäftsprozesse identifiziert, die für eine Automatisierung geeignet waren. Es wurden die Schritte der einzelnen Prozesse genau definiert. Dauer, Frequenz und Voraussetzungen wurden aufgenommen. Auch erfolgte eine Priorisierung der Tätigkeiten, die für die Robotic Process Automation in Frage kamen. Grundlage für diese Aufnahme war die Expertise des Robotic Process Automation-Teams.
Im nächsten Schritt erfolgte die Konfiguration der Prozessschritte mit Hilfe einer Robotic Process Automation Software. Diese Programme benötigen keine Programmierungsskills, sondern funktionieren ähnlich wie Visio. Mit passenden Werkzeugen und grafischen Darstellungen können per Drag & Drop Geschäftsprozesse nachgestellt werden. Die einzelnen Schritte eines Prozesses werden per Drag-and-Drop verschoben und verlinkt. Geschäftsleute mit Prozess- und Fachkenntnissen, aber ohne Programmiererfahrung, können innerhalb kurzer Zeit geschult werden, um Prozesse selbstständig zu automatisieren. So wurden gemeinsam mit dem Unternehmen verschiedene Geschäftsprozesse des Backoffices automatisiert und ein Code wurde automatisch generiert. Auch konnte so die Transparenz über die Geschäftsprozesse sichergestellt werden. Die organisationale Implementierung erfolgte in Begleitung durch TCW.
Bestehende Geschäftsmodelle besser skalieren
Robotic Process Automation wird dazu beitragen, dass sich Menschen auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Während sich Digital Workers durch Schnelligkeit, Genauigkeit, Skalierbarkeit und Leistung auszeichnen, bringen Menschen Kreativität, Einfallsreichtum, Zusammenarbeit und Empathie in ihre Arbeit ein. Mit einer robotergestützten Automatisierung wird nicht nur die Effizienz und die Arbeitsqualität gesteigert, sondern auch die Verfügbarkeit erhöht. Die sich ändernden Zeiten erfordern, den Roboter aus dem Menschen herauszunehmen, um eine bessere Arbeitserfahrung für die menschlichen Mitarbeiter zu ermöglichen.
Beratungsleistungen
- Neue Geschäftsmodelle durch Industrie 4.0
- Optimierung von Geschäftsprozessen bei Finanzdienstleistern & Banken
- Nachhaltige Produktivitäts- und Qualitätssteigerung in Unternehmen
Publikationen
- Produktivitäts-, Zeit- und Qualitätspotenziale durch Industrie 4.0
- Management im digitalen Zeitalter
Ist der Computer der bessere Manager? - Produktivität durch Industrie 4.0