Implementierung eines Design Freezes im Auftragsabwicklungsprozess zur Reduzierung externer Störquellen

Der Begriff Design Freeze kommt aus dem Umfeld des Innovationsmanagements und charakterisiert die Phase des Produktentstehungsprozesses, in der sowohl das Produktkonzept als auch die Design-Spezifikationen fixiert werden und keine grundlegenden Änderungen mehr zugelassen werden. Die dadurch einhergehende Standardisierung des Prozessablaufs ist die Voraussetzung für einen stringenten und erfolgreichen Methodeneinsatz im weiteren Ablauf. Die Logik und die Intention des Design Freezes lassen sich auch außerhalb des Innovationsmanagements anwenden. Speziell bei Produkten, die eine enge Kundeninteraktion auch während des Auftragsdurchlaufs erfordern, ist der Design Freeze hinsichtlich eines störungsfreien und schlanken Prozessdurchlaufs eine geeignete Methode.

Bei dem betrachteten Unternehmen handelt es sich um einen international agierenden Hersteller von Verpackungsmaschinen. Das Unternehmen hat die Bestrebung die hohen internen Komplexitätskosten zu senken und eine Neujustierung des Produktprogramms in Richtung Standardisierung und markgerechten Lieferzeiten zu realisieren. In der Vergangenheit war der Auftragsdurchlauf von einer sehr hohen Änderungs- und Störintensität charakterisiert. Dies wurde durch die hohe interne Variantenvielfalt sowie durch das Einlasten ungeklärter Aufträge verursacht. Die ungeklärten Aufträge führten zu permanenten internen und externen Rückkopplungsschleifen. Die daraus resultierende lange Durchlaufzeit gab dem Kunden die Möglichkeit auch während des Prozessdurchlaufs Änderungen am Auftrag vorzunehmen. Diesem Teufelskreis, der die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens einschränkt, ist durch die Implementierung des Design Freezes Einhalt zu gebieten. Ferner haben sich aufgrund des gestiegenen Wettbewerbs innerhalb der Branche und dem damit einhergehenden Kostendruck für die Hersteller die kaufentscheidenden Faktoren für Verpackungsmaschinen stark geändert.

Durch die Implementierung des Design Freezes wurde primär die hohe Änderungs- und Störintensität im Auftragsdurchlauf reduziert. Dies implizierte, dass zunächst mehr Aufwand in die Auftragsklärungsphase gesteckt wurde. Aufgrund des klassischen Verantwortungsübergangs innerhalb dieser Phase vom Vertrieb in die Technik war ein zentraler Erfolgsfaktor die technische Befähigung des Vertriebs geklärte Aufträge in das Unternehmen einzulasten. Diese organisatorische Neuausrichtung war zugleich die Voraussetzung für den Erfolg und die Einhaltung des Design Freezes. In der Vergangenheit wurden die Aufträge bereits im ungeklärten Zustand bearbeitet. Was zunächst einen schnelleren Gesamtprozessdurchlauf versprach, mündete jedoch oftmals in langen und kostspieligen Klärungsschleifen. Maßgabe für den Zeitpunkt des Design Freezes war der Start aller wertschöpfenden Tätigkeiten. Der Kunde wird bereits während der Auftragsklärung auf den späteren Design Freeze hingewiesen und aufgrund der gegensätzlichen strategischen Ausrichtung in der Vergangenheit auch speziell darauf sensibilisiert. Dies erfolgt in einer transparenten Darstellung der positiven Effekte wie beispielsweise der Reduzierung der Lieferzeit und möglicher Preisabschläge. Die finale Kommunikation des Design Freezes erfolgt mit der Auftragsbestätigung gegenüber dem Kunden. Danach werden dem Kunden zunächst keinerlei Änderungen des Auftrags mehr zugestanden. Falls dies doch der Fall sein sollte, kommt ein Kosten- und Terminclaiming zum Einsatz. Durch die Implementierung des Design Freezes sind die internen und externen Design Reviews nun obsolet.

Aufgrund des ungestörten Prozessdurchlaufs wurde eine 50%ige Reduzierung der Durchlaufzeit erreicht. Die Bearbeitungszeit wurde ebenfalls durch die reduzierten Nachklärungen und Schleifen um 30% reduziert. Der Design Freeze war ein wesentlicher Meilenstein bei der Entwicklung eines standardisierten Prozessablaufs und der damit verbundenen strategischen Neuausrichtung des gesamten Unternehmens.

Weiterführende Literatur

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Supply Chain Management
  Leitfaden für ein unternehmensübergreifendes Wertschöpfungsmanagement
• Supply Chain Management
  Konzepte und Anwendungen
• Supply Chain Management
  Optimierung der Wertschöpfungskette
• Prozessklinik
  Leitfaden zur Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen
• Geschäftsprozessorganisation
  Geschäftsprozessorganisation Konzepte und Fallstudien