Order Management in einem globalen Fertigungsverbund

Ausgangssituation und Zielsetzung

Ziel des Projektes war es, für ein führendes, global agierendes Unternehmen des Anlagenbaus ein Global Order Management zu etablieren. Die Vision der Geschäftsleitung lag darin, eine Lösung zu entwickeln, flexibler und schneller auf die hohe Nachfragevolatilität in der Branche des Unternehmens zu reagieren. Das Unternehmen war im Zuge der Wirtschaftskrise mit einem Nachfragerückgang von 50% konfrontiert, der zu hohen Beständen geführt hatte. Gleichzeitig prognostizierten die Forecasts eine vollständige Erholung der Nachfrage. Des Weiteren äußerte das Management die Forderung nach klareren Verantwortlichkeiten und nach harmonisierten Auftragsabwicklungsprozessen im globalen Fertigungsverbund. Das bestehende Order Management war durch heterogene Prozesse und Planungsmethoden an den verschiedenen Standorten charakterisiert. Dies lag insbesondere darin begründet, dass das Unternehmen aus dem Zusammenschluss zweier unabhängiger Unternehmen hervorgegangen war. Trotz erster interner Bestrebungen für ein übergreifendes, standardisiertes Order Management wurden an den einzelnen Standorten unterschiedliche Vorgehensweisen vorgefunden. Die parallele Umstellung der IT-Landschaft sowie die Verlagerung eines kompletten Fertigungsstandortes während der Projektlaufzeit stellten weitere herausfordernde Rahmenbedingungen dar.

Vorgehensweise

Die Vorgehensweise des Projektes zur Einführung eines Global Order Management gliederte sich in fünf Module.

Im ersten Modul erfolgte die Ist-Analyse der bestehenden Organisationseinheiten in Kombination mit einem funktionalen Baselining. Im Rahmen von Interviews mit den relevanten Schlüsselpersonen wurde die bestehende Organisationsstruktur analysiert. Inhalte der Analysen waren die Erfassung der Hauptfunktionen, der Aufgaben sowie der Verantwortlichkeiten der einzelnen Abteilungen. Außerdem wurden die wesentlichen Schnittstellen sowie die Einbindung in die zentralen Geschäftsprozesse untersucht. Im Rahmen des Baselinings wurden für die Organisationseinheiten die Mitarbeiterkapazitäten je Hauptfunktion sowie ausgewählte KPIs erfasst und analysiert.

Das zweite Modul beinhaltete die Erarbeitung und Bewertung geeigneter organisatorischer Gestaltungsoptionen. Als Vorbereitung wurden die lokalen Spezifika der einzelnen Standorte im Fertigungsverbund sowie die Besonderheiten der jeweiligen Kundengruppen aufgenommen. Außerdem wurden die bestehenden Verantwortlichkeiten entlang des Auftragsabwicklungsprozesses erfasst. Anschließend wurde für die einzelnen Teilprozesse entlang des Auftragsabwicklungsprozesses untersucht, welcher Zentralisationsgrad für die zukünftige Organisation vorteilhaft ist. Zu den untersuchten Fragestellungen gehörten beispielsweise die Auftragsannahme und -verifikation, der Versand und die Rechnungslegung. Für sämtliche Einzelfragestellungen wurden SWOT-Analysen unter Einbindung sämtlicher involvierter Abteilungen durchgeführt und die Implikationen auf die Gesamtorganisation untersucht und bewertet. Auf Basis der erarbeiteten Entscheidungsvorlagen wählte die Geschäftsleitung eine Gestaltungsoption für ein zukünftiges Global Order Management aus.

Das dritte Modul wurde parallel zum zweiten Modul erarbeitet. Hierbei erfolgten die Analysen aus prozessualer Sicht. Der Ist-Auftragsabwicklungsprozess wurde für die verschiedenen Standorte skizziert und Unterschiede identifiziert. Auf dieser Grundlage wurde ein Soll-Prozess für ein zukünftiges Global Order Management formuliert und die Organisationseinheiten den einzelnen Teilprozessen entlang des Auftragsabwicklungsprozesses zugeordnet.

Im vierten Modul wurde die ausgewählte Gestaltungsoption detailliert. Hierzu wurden die neuen Funktionen, die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten ausdetailliert und dokumentiert. Des Weiteren wurden die neuen organisatorischen Schnittstellen mit den Beteiligten festgelegt und beschrieben.

Das fünfte Modul umfasste die Begleitung der Transitionsphase sowie die Implementierung der entwickelten Organisationsstruktur. Hierzu wurde eine Transitionsstrategie formuliert und ein Transition Team definiert, welches als Interim Management fungierte. Zu den vorbereitenden Aufgaben im Rahmen der Implementierung der Organisationsstruktur zählten die Detaillierung der Strukturen bis auf Mitarbeiterebene sowie die Finalisierung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Organisationseinheiten. Parallel hierzu wurden Migrationsbilanzen erarbeitet, die den erforderlichen Transfer von Mitarbeiterkapazitäten von der alten in die neue Organisation abbildeten. Während der Transitionsphase wurden die erforderlichen Maßnahmen im Rahmen eines regelmäßigen Maßnahmencontrollings erfasst und verfolgt. Einen weiteren entscheidenden Baustein stellte das Kommunikationskonzept dar, welches ziel­gruppenspezifisch gestaltet wurde. Informations­veranstaltungen für die Gesamt­belegschaft, abteilungs­interne Strategieworkshops sowie individuelle Personalgespräche wurden durchgeführt, um den individuellen Informations- und Kommunikationsbedürfnissen nachzukommen.

Ergebnisse

Durch das Projekt zur Einführung eines Global Order Management konnten für das Unternehmen signifikante Verbesserungspotenziale erzielt werden. Die Ergebnisse des standortübergreifenden Optimierungsprojektes lagen in einer gesteigerten Netzwerkflexibilität im globalen Fertigungsverbund sowie in der Reduzierung der Durchlaufzeiten der Auftragsabwicklung und der damit verbundenen Bestände. Durch eine transparente, sachgerechte Zuordnung von Verantwortlichkeiten und eine robuste, globale Steuerung des Produktions- und Liefernetzwerks konnte die Entscheidungsunterstützung für das Management deutlich verbessert werden. Während der Transitionsphase konnten Synergien durch die Bündelung globaler Funktionen gehoben werden. Weitere Synergiepotenziale konnten im Bereich der Harmonisierung und Standardisierung der globalen Auftragsabwicklungsprozesse identifiziert und mit Maßnahmen hinterlegt werden. Zukünftige Herausforderungen für das Unternehmen wie die Kombination organischen Wachstums mit gezielten Akquisitionen und strategischen Partnerschaften sowie Veränderungen des Marktumfeldes konnten lediglich mit dem erarbeiteten Ansatz eines Global Order Management bewältigt werden.

Weiterführende Literatur

• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Auftragsabwicklungssegmente
  Kundenorientierung und Teambildung in der Auftragsabwicklung
• Logistik
  Prozessmanagement
• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Prozessklinik
  Leitfaden zur Wertgestaltung und Benchmarking von Geschäftsprozessen
• Supply Chain Management
  Leitfaden für ein unternehmensübergreifendes Wertschöpfungsmanagement