Industrielle Methoden zur Senkung von Prozesskosten im Bankensektor

Um in dem im Bankensektor vorliegenden Kampf um Kunden bestehen zu können, ist es für Banken wichtig, die Gesamtkosten zu reduzieren, um dem Kunden günstige Konditionen für die angebotenen Produkte bieten zu können. Ein von den Banken dabei bisher vernachlässigter Ansatzpunkt ist die Reduzierung von Prozesskosten. Speziell in mittelgroßen und kleineren Banken fällt auf, dass meistens ein sehr gut ausgearbeitetes Risiko- und Vertriebscontrolling vorliegt, dem gegenüber ist aber kein nachhaltiges Prozesscontrolling implementiert. Um gerade dieses in der Zukunft effektiv zu gestalten, eignen sich Methoden zur Prozessgestaltung und damit zur Prozesskostenreduzierung, die bereits seit vielen Jahren erfolgreich in den Industriebetrieben eingesetzt werden.

Ein erster und mit der wichtigste Ansatz zur Senkung der Prozesskosten ist die Standardisierung von Prozessen. Der Weg zu einem standardisierten und  wiederholbaren Prozess führt über eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse. Durch eine strukturierte Betrachtung der in den Banken vorliegenden Prozesse ist es der TCW gelungen, gravierende Schwachstellen im Prozessablauf zu identifizieren. Diese Transparenz ermöglicht es, dass vorhandene ineffektive Abläufe gezielt in Angriff genommen und dass standardisierte Prozesse entwickelt werden können. Die TCW gibt den Banken insbesondere Methoden zur konkreten Verbesserung der Prozesse an die Hand und unterstützt somit bei der Umsetzung der optimierten Prozesse.

Die Spezialisierung von Mitarbeitern ist ein Ansatzpunkt aus der Industrie zur der Reduzierung von Prozesskosten. Beispielsweise können Berater, die auf den Verkauf konkreter Bankprodukte spezialisiert sind, den Beratungsprozess schneller, effektiver und schließlich auch fehlerfreier abwickeln. Aber nicht nur bei der Arbeit am Kunden, sondern noch in einem größeren Maße im Back-Office kann durch Spezialisierung die Höhe der Prozesskosten reduziert werden. Eine Unterteilung der Back-Office-Mitarbeiter in verschiedene Bereiche, wie beispielsweise Antragsbearbeitung und Qualitätssicherung führt zu einer zeitreduzierten Bearbeitung und einer besseren Qualität der produzierten Daten.

Eine durchgängige Erhöhung der Prozessqualität beinhaltet zusätzlich ein großes Kostenreduzierungspotenzial. Insbesondere die Aufteilung der Prozesse in solche am Markt, d.h. am Kunden und in Prozesse im Back-Office, d.h. in der Marktfolge und die dadurch entstehende Schnittstelle führt zu großen Ineffektivitäten im Prozessablauf. Diese Schnittstelle ist durch eine, im Vergleich mit Prozessen in der Industrie, ungewöhnlich hohe Anzahl von fehlerhaften Anträgen gekennzeichnet. Dies führt dazu, dass Anträge in der Marktfolge nicht bearbeitet werden können und dass somit die Durchlaufzeit bis zum Vertragsabschluss erhöht wird. In der Industrie werden Fehler, die sich bestimmten Gruppen zuordnen lassen, durch ein Qualitätscontrollingsystem überwacht. Die Erfassung von Fehlern, deren Häufigkeit und deren Verursacher schafft Transparenz. Auf Basis der Auswertungen können Mitarbeiter gezielt angesprochen und prozessspezifische Fehlerquellen aufgedeckt und eliminiert werden.

Langfristig können durch die Bildung von regionalen, bankenübergreifenden Kompetenzcentern zusätzlich Skaleneffekte realisiert werden. Speziell für ähnlich ablaufende, standardisierte Prozesse im Back-Office-Bereich ist es sinnvoll, dass Kompetenzcenter gebildet werden, um dadurch Kosten zu sparen.

Durch die beschriebene Analyse von Prozessen und deren Neugestaltung, insbesondere durch die Implementierung von industriellen Methoden, wurden im Projekt des TCW hohe Optimierungspotentiale identifiziert und teilweise bereits umgesetzt. Die erhöhte Effizienz der Prozesse führt zu geringeren Kosten und damit schließlich zu einer höheren Wettbewerbsfähigkeit der Banken.

Vorgehensweise:

• Standardisierung, insbesondere von Back-Office-Prozessen
• Erschlißung von internen und externen Skaleneffekten; z.B. durch Bildung von regionalen Kompetenzcenter
• Normierung von Prozessen und Messung der Prozessqualität und Prozessleistung
• Wiederholbarkeit und robuste Arbeitsabläufe
• Spezialisierung, Bearbeitung der Anträge und Verträge durch Spezialisten

Ergebnisse:

• Senkung der Qualitätskosten
• Nachhaltige Reduzierung des Bearbeitungskosten pro Bank

Weiterführende Literatur

• Prozess-Benchmarking
  Leitfaden zur Erreichung von Quantensprüngen in Geschäftsprozessen
• Total Quality Management
  Ganzheitliche Umsetzung des Qualitätsgedankens im Unternehmen
• Prozesswirtschaftlichkeit
  Controlling logistischer Prozesse durch eine prozessorientierte Leistungsrechnung