Lean Management und Digitalisierung im Lager und im Versand

Fehlendes Wissen zur Theory of Constraints (ToC) im Mittelstand

Kennen Sie die Theory of Constraints oder betreiben Sie ein systematisches Engpassmanagement in Ihrem Unternehmen? Das Fallbeispiel zeigt, dass die Optimierung der Auftragsabwicklung nur im Gesamten funktioniert und der Gesamtdurchsatz von Aufträgen vom Flaschenhals des Auftragsabwicklungsprozesses abhängt. Das Maschinenbau-Unternehmen aus der vorliegenden Fallstudie hatte zuvor durch kostenintensive Kapazitätssteigerungen in der Produktion eine einseitige Verbesserung der Auftragserfüllung geschaffen, ohne eine geeignete Engpass-Steuerung zu berücksichtigen. Aufgrund der organisatorischen Zuordnung der Lager- und Versandmitarbeiter im Einkauf, wurde der Kapazitätsengpass durch die Produktionsplanung und Produktionssteuerung zunächst nicht bemerkt. Hohe Bestände im Fertigteilelager, unkontrollierte Einlagerungen im Zwischenlager und eine mangelnde JIT-Steuerung des Produktversands sorgten für Ineffizienten, hohe Suchzeiten und Umsatzausfälle. Aufgrund der akuten Problemlage war es für den Projekterfolg wichtig, eine heterogene Lösungsfindung mit kurzfristigen und mittelfristigen Lösungsmöglichkeiten zu etablieren. Den TCW-Beratern ist es bereits nach drei Wochen gelungen, die Bestände um mehr als 70 Prozent zu reduzieren und durch die Verankerung von Lean-Management-Methoden eine dauerhafte Verbesserung zu garantieren.

Verdopplung des Tagesumsatzes: Verbesserungsoffensive in nur drei Wochen

Mit effizienten Maßnahmen konnten die Kommissionierung und der Versand in nur drei Wochen wieder wettbewerbsfähig gemacht und eine deutliche Steigerung des Tagesumsatzes erreicht werden. Zur kurzfristigen Schaffung von Materialtransparenz und einer Produktivitätssteigerung durch Senkung des Suchaufwands wurden Arbeitsplätze, wie zur Kommissionierung, und Übergabeplätze, wie zwischen Fertigteilelager und Warenausgang, gekennzeichnet und Maximalmengen definiert. Bei Erreichung dieser Maximalmengen wurden Eskalationsprozesse etabliert, um kurzfristige Reaktionen durch Vorgesetzte zu erlauben. Bisher undefinierte Prozesse wurden geklärt, indem beispielsweise der Übergabeprozess zwischen Warenannahme und Warenausgang erarbeitet wurde. Eine Beschleunigung der Kommissionierabläufe wurde durch die Einrichtung von angepassten Kommissionierwagen erreicht. Zusätzlich wurde die Einlagerung erleichtert, indem eine Zwischenlagerung im Vorbereich des Fertigteilelagers verhindert und das FIFO-Prinzip im Versand etabliert wurde. Während der dreiwöchigen Verbesserungsoffensive wurden drei Mal täglich mit dem Meister und drei Vorarbeitern die Arbeitsstände der Mitarbeiter evaluiert, um flexibel auf Engpässe zu reagieren und Tätigkeiten zu priorisieren. Vor der Schulung und Reorganisation durch TCW haben die Mitarbeiter bei Verzögerungen ihr Arbeitspensum nicht gestückelt und den Beginn von nachfolgenden Prozessen (z.B. Warenausgang, Verladung) verzögert.

Mittelfristige Prozessoptimierung durch Digitalisierung und Standardisierung

Zusätzlich zu den kurzfristigen Maßnahmen wurde ein Digitalisierungskonzept für den Versand und das Lager erarbeitet. Im Sinne einer Smart Factory wurde die Kommissionierung durch die Schaffung eines digitalen Zwillings qualitativ und produktiv verbessert. Da im Versand viele Leiharbeiter tätig waren und allgemein eine hohe Mitarbeiterfluktuation bestand, wurde ein testbasierter Einlernprozess etabliert und es wurden Prozessvorschriften verbessert. Zur Erhöhung der Flexibilität wurden die Arbeitsanweisungen digital erstellt. Durch die Erstellung von Stundenplänen und Standardprozessen wurden den einzelnen Mitarbeitern ihre Aufgaben, die Gewichtung des Aktivitätenspektrums und ihre Rolle im Unternehmen verdeutlicht.

Vereinfachung der Planung und Simulation der Abhängigkeiten

Erschwert wurde die Planung des Versands durch zahlreiche Listen, welche sich aus unterschiedlichen Datensätzen (z.B. Access-Datenbank für Lagerverwaltung, SAP für Bestände) mit unzureichenden Schnittstellen speisten. Dies bedeutete nicht nur einen erheblichen Aufwand für die administrativen Versandmitarbeiter bei der Erstellung der Kommissionierlisten, sondern machte es auch fast unmöglich, einen Überblick über die notwendigen Versandaufträge zu behalten, um eine richtige Priorisierung vorzunehmen. Durch die Programmierung eines kundenindividuellen Tools zur automatisierten Erstellung der Kommissionierlisten konnten die TCW-Berater Kapazitäten im Versand gewinnen und die Fehlerquote bei der Kommissionierung deutlich reduzieren. Mit wöchentlichen Analysen auf Basis eines eigens geschaffenen Kapazitätsplanungstools war es möglich, fehlende Betriebsmittel und Personalkapazitäten auf Basis von Vertriebsprognosen präventiv zu ermitteln. Darauf aufbauend wurde eine Sensitivitätsanalyse durchgeführt, um Schwankungen im Produktions-Output zu simulieren und ein strukturiertes Risikomanagement im Versandlager zu schaffen.

Beratungsleistungen

• Bestände-Halbe
• Just-in-Time (JIT)
• Materialflussgestaltung
• Theory of Constraints (TOC): Engpasssteuerung in Industriebetrieben
• Lean Management und Lean Production

Publikationen

• Smart Factory
  Neue Technologien, Fallstudien, Wirtschaftlichkeit und Einführungsstrategien
• Produktivität durch Industrie 4.0
• Ressourceneffizienz
  Energie, Material, Personal in Industrieunternehmen

Praxisbeispiele

• Lieferanten-Kanban als Baustein eines effizienten Wertstromdesigns
• Barcode-Technologie steigert Effizienz der Logistik bei KMUs
• Softwareunterstützte Optimierung der Auftragsabwicklung