Effiziente Abwicklung von Routineprozessen durch Formular Management Systeme

Bisher wurden die Formulare oft ohne Ausfüllanleitung ausschließlich im pdf-Format angeboten. Diese konnten am Bildschirm ausgefüllt, gedruckt aber nicht ohne weitere Kosten bzw. Software gespeichert und damit auch nicht elektronisch versandt werden. Elektronische Formulare koordinieren, erleichtern und beschleunigen Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Sie regeln Vorgänge zweckmäßig, sicher und zeitsparend und rationalisieren die Bearbeitung von Regel- und Massenfällen. Ein Formular Management System ist deshalb ein wichtiges Medium sowohl in Wirtschaft, Verwaltung und beim Endnutzer, um eine medienbruchfreie Kommunikation zu gestalten.

Moderne Systeme leisten dabei mehr als herkömmlich elektronisch abgebildete Papierformulare. Vergleichbar mit dem Online-banking werden strukturierte oder halbstrukturierte Daten benutzerfreundlich, interaktiv und transaktionsgesichert erfasst. Ein Design-Werkzeug, das ohne Programmierkenntnisse die Erstellung XML-basierter Formulare ermöglicht, bildet die Basis für die Gestaltung elektronischer Formulare.

Ein intelligentes Input-Management sorgt bereits zu diesem Zeitpunkt mit Hilfe von Regeln aus den nachgelagerten Prozessen für konsistente Daten und schafft die Voraussetzung für einen reibungslosen Workflow. Die Verwaltung der Daten kann sowohl in einer zentralen Datenbank als auch durch Weiterleitung an erforderliche Fachverfahren erfolgen. Ein dediziertes Output-Management sorgt für die Ausgabe der erfassten Daten auf Papier in beliebige Übergabeformate. Intelligente Formulare unterstützen die Geschäfts- und Verwaltungsprozesse von der Eingabe bis zur Ausgabe, sie lassen sich durch eine offene Architektur leicht integrieren und amortisieren sich daher schnell.

Für die komplette Online-Nutzung der im FMS angebotenen elektronischen Formulare (auch: eFormulare) wird neben dem Web-Browser, wie z.B. Internet Explorer oder Firefox, keine zusätzliche Software benötigt. Die eFormulare können nach wie vor am Computer ausgefüllt und gedruckt werden. Zusätzlich ist es nun möglich, die eFormulare bzw. die darin eingegebenen Daten während oder nach der Bearbeitung auf dem Computer zu speichern.

Die verschiedenen Möglichkeiten des FMS können in Abhängigkeit von den jeweils in den einzelnen eFormularen hinterlegten Funktionalitäten genutzt werden. So sind bestimmte eFormulare auch offline, also ohne Verbindung zum Internet bzw. Formularserver, verwendbar. Hierfür stellt das FMS eine kostenlos herunterladbare Clientkomponente (FFW-Filler) zur Verfügung, mit der die eFormulare als Paket, d.h. Formular und Inhaltsdaten, offline weiterverarbeitet und gedruckt werden können.

Entsprechend dem vorgesehenen Anwendungsbereich sind in jedem eFormular unterschiedliche Funktionalitäten hinterlegt, z.B. das automatische Runden oder Berechnen, die Online- und/oder Offline-Nutzung oder die direkte Weiterverarbeitung der Formulardaten durch ein angeschlossenes Fachverfahren. Auf Grund dieser unterschiedlichen Funktionalitäten können die Symbolleisten in den einzelnen eFormularen voneinander abweichen. Die Nutzung der eFormulare erfolgt ausschließlich mit den Schaltflächen des FMS und nicht mit den Schaltflächen des Browsers. Ein normales 2-seitiges Formular, das online ausgefüllt werden soll und nicht an ein Fachverfahren angebunden ist, weist beispielsweise die nachstehend abgebildete Symbolleiste auf, die auch ohne Erläuterungen durch den erfahrenen Internetanwender ohne Weiteres gedeutet und genutzt werden kann.

Symbolleiste eines eFormulars

Weiterführende Literatur:

• Produkte & Services entwickeln und managen
  Strategien, Konzepte, Methoden
• Gestaltung von Kundenbeziehung
  Wissensbasierte Gestaltung von Kundenbeziehungen durch Service, Logistik und E-Technologien
• Innovation und Kundennähe
  Wachstumsstrategien im Wettbewerb