Optimieren Sie die Darstellung Ihrer Angebote!

Klare Struktur der Angebote

Das eigentliche Angebot, d.h. die konkreten Leistungsbestandteile, die im Folgenden als Angebotsgegenstand bezeichnet werden, sollten in eine für den Kunden intuitiv verständliche Struktur integriert werden. Die Struktur des Angebots ist dabei vom Gegenstand des Angebotes unabhängig. Solch eine Struktur sollte aus einem Deckblatt bestehen, auf dem alle kunden- und projektspezifischen Informationen sowie das persönliche Anschreiben zu finden sind. Da Angebote in der Maschinenbauindustrie häufig umfangreich sind und aus mehreren Einzelangeboten bestehen, eignet sich im direkten Anschluss an das Deckblatt ein Summenblatt, das die angebotenen Leistungen in einer aggregierten Form mit den entsprechenden Einzelsummen darstellt und dem Kunden einen Überblick sowohl über den Angebotsgegenstand, als auch insbesondere über den Gesamtpreis verschafft – eine Information, ohne die ein Kunde nicht eine Seite des Angebots im Detail anschauen würde.

Aufgrund des häufig großen Umfangs der Angebote im Maschinenbau kann das Summenblatt darüber hinaus als Inhaltsverzeichnis dienen und durch die Angabe von Seitenzahlen dem Kunden einen einfachen Verweis auf die einzelnen Bestandteile des Angebots ermöglichen. Da aufgrund des gestiegenen Kostenbewusstseins kundenseitig immer mehr Entscheidungsbefugte und Budgetverantwortliche in den Angebotsprozess integriert werden, die nicht das notwendige technische Know-how mitbringen, um sich unter dem beschriebenen Angebotsgegenstand etwas vorzustellen, hat es sich als praktikabel erwiesen, spätestens nach dem Summenblatt durch eine graphische Darstellung (Foto, 3D-Zeichnung o.ä.) der Maschine sowie einer einfachen Kurzbeschreibung das notwendige Bewusstsein für den im Anschluss dargestellten Angebotsgegenstand zu schaffen. Da sich der Angebotsgegenstand zumeist aus unzähligen Einzelpositionen zusammensetzt, die aufgrund der ausführlichen Beschreibungstexte die Übersichtlichkeit vermissen lassen, sind Übersichtstabellen im Anhang des Angebots in der Praxis bereits vielfach feste Bestandteile von Angeboten. Als abschließender Bestandteil des Angebotsgerüsts sind natürlich die obligatorischen Liefer- und Zahlungsbedingungen zu nennen, die sich zumeist im Anhang befinden.

Übersichtliche Aufbereitung des Inhalts im Angebot

Obgleich ein Angebot durch das Einbetten in eine klare Struktur an Übersichtlichkeit und Nutzen für den Kunden gewinnt, ist die entscheidende Komponente für eine gelungene Angebotsdarstellung selbstverständlich die Darstellung des angebotenen Produktes oder der angebotenen Dienstleistung an sich. Komplexe Maschinen, die sich aus vielen Basisfunktionen sowie kundenspezifischen Optionen oder Anpassungen zusammensetzen, verlangen nach einer übersichtlichen Aufbereitung dieser Eigenschaften. Es ist unumgänglich die Basisfunktionen, Optionen und Anpassungen im Zuge der Wahrung der Übersichtlichkeit bereits in angebotsunabhängigen Preislisten zu kategorisieren, beispielsweise indem die Angebotsbestandteile in Form von Preislistenpositionen funktionsorientiert oder entsprechend der Zugehörigkeit zu Hauptprozessen einer Maschine klassifiziert und sortiert werden.

Insofern das Produktprogramm eines Unternehmens aus unterschiedlichen Maschinen besteht, die sich beispielsweise durch ihre Leistungsklasse unterscheiden, sollte bei der Kategorisierung der Preislistenpositionen möglichst darauf geachtet werden, dass die zur Kategorisierung herangezogenen Hauptfunktionen oder -prozesse maschinenübergreifend sinnvoll zu verwenden sind. So kann gewährleistet werden, dass sich sowohl Kunden als auch Vertriebsmitarbeiter in Angeboten für unterschiedliche Maschinen schnell und sicher zurechtfinden, ohne sich neu orientieren zu müssen. Die Möglichkeiten einer solchen Strukturierung der Preislisten- und Angebotsinhalte sind vielfältig, jedoch ohne konkrete Betrachtung des zu strukturierenden Gegenstands hier nicht näher zu beschreiben. Ein Fehler, der häufig in der Praxis vorzufinden und einer übersichtlichen Darstellung abträglich ist, stellt die Überfrachtung der Preislisten- bzw. Angebotspositionen mit Informationen, insbesondere mit technischen Daten dar. Selbstverständlich ist eine vollständige und ausführliche Darlegung aller relevanten Details einer Maschine in einem Angebot unumgänglich, jedoch kann die Bereitstellung dieser Detailinformationen zumindest teilweise von den Preislisten- und Angebotspositionen entkoppelt werden und die Übersichtlichkeit beispielsweise durch eine Integration von technischen Datenblättern oder Spezifikationen im Anhang gewahrt werden.

Klare Verantwortlichkeiten für die Angebotsgestaltung

Einer der Hauptgründe für eine suboptimale Angebotsdarstellung ist insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen der nicht unerhebliche Aufwand, der für die initiale Erarbeitung sowie die laufende Pflege einer grundlegenden Angebotsstruktur sowie der Preislisteninhalte anfällt. Die Bedeutung der Angebote wird häufig unterschätzt und die Aufgabe der Pflege der Preislisteninhalte und der Angebotsstruktur geht im Alltagsgeschäft unter. Hinzu kommt, dass die Verantwortlichkeit für die Pflege häufig aufgrund des Aufwands auf diverse Mitarbeiter, mitunter sogar auf unterschiedliche Unternehmensbereiche verteilt ist und eine mangelnde Abstimmung und ein fehlendes zielgerichtetes Vorgehen zu Unstimmigkeiten, Ungenauigkeiten und Versäumnissen führt. Wichtig ist demnach die Verantwortung für die Pflege auf einen Unternehmensbereich zu konzentrieren und auf eine beschränkte Anzahl an Mitarbeitern zu bündeln sowie diesen Mitarbeitern die Kapazitäten zur Verfügung zu stellen, die für eine gewissenhafte Erledigung der Aufgabe notwendig sind. Welcher Unternehmensbereich, z.B. der Vertrieb, das Produktmanagement oder die Technik, sich vorrangig für diese Aufgabe eignet, ist pauschal und ohne Bezug auf eine bestimmte Unternehmung zu nehmen nicht möglich – abschließend festzuhalten ist jedoch, dass die Verantwortlichkeiten für die Angebotsgestaltung klar zu definieren sind.

Durch bessere Angebote zufriedene Kunden und motivierte Mitarbeiter

Die hier skizzierten Leitlinien sollen eine Vorstellung vermitteln, welche groben Zielrichtungen es bei der Darstellung der Angebote zu verfolgen gilt. Die Vorbereitungen sowie die Durchführungen der Maßnahmen einer solchen Angebotsoptimierung sind aufwendig und bedürfen einer gewissenhaften Voruntersuchung und Feinplanung. Die Ergebnisse hingegen zeigen schnell Wirkung in Form deutlich reduzierter interner und externer Klärungsschleifen sowie in einer wesentlich höheren Zufriedenheit – wohlgemerkt nicht nur bei den Kunden, sondern auch in Form von ebenfalls höherer Zufriedenheit und Motivation in den Reihen der eigenen Mitarbeiter.

Beratungsprodukte

• Kunden- und Servicemanagement
• Technologie- und Innovationsmanagement

Fallbeispiele

• Sanierung des Vertriebs in der Nutzfahrzeugbranche
  Die Ausgangssituation zur Reorganisation in der hoch defizitären Vertriebsregion für Nutzfahrzeuge in Frankreich ...
• Unternehmens- und Vertriebsstrategie
  Neuausrichtung im Vertrieb. Das Unternehmen ist ein führender deutscher Hersteller von Komponenten der Baubranche.

Weiterführende Literatur zum Thema Komplexität

• Angebotssysteme
  Anwendungen und Werkzeuge im Vertrieb
• Entwicklungs-, Produktions- und Vertriebsnetzwerke in der Zulieferindustrie
  Ergebnisse einer Delphi-Studie
• Kundenorientierung
  Einführung eines Beschwerdemanagements und Ausrichtung von Vertrieb, F&E, Produktion und Mitarbeitern auf Kundenbedürfnisse